(C) Olavi Kanervisto & Tietotila Oy 1990

Maatalouskirjanpito monitoimiohjelmalla

Tämä palsta on kirjoitettu Sinulle, jonka mielestä 2.000 — 3.000 markkaa plus vuotuiset päivitysmaksut on liikaa maatalouden veromuistiinpano-ohjelmasta. Mikäli olet halukas käyttämään aikaasi tietokoneohjelmien perusperiaatteiden omaksumiseen sen verran kuin tavanomaisen kortisto-ohjelman tai taulukkolaskennan käyttäminen edellyttää, käytät kaksi tuhatlappusta viisaimmin hankkimalla kirjanpito-ohjelman sijasta ns. monitoimiohjelman.

Miksi markkinoilla on parikymmentä samantapaista, ainoastaan maatalouden verokirjanpidon laatimiseen tarkoitettua tietokoneohjelmaa, mutta vain muutamia sovelluksia maatilan muihin laskentatehtäviin?

Paljastamme salaisuuden: Maatalouden veromuistiinpano-ohjelman laatiminen on niin yksinkertainen tehtävä, että se onnistuu käytännöllisesti katsoen jokaiselta, joka on selvittänyt itselleen kortisto- tai taulukkolaskentaohjelmien periaatteen.

Kun atk-harrastaja muutaman iltapuhteen puurtamisella on saanut aikaan tällaisen ohjelman, niin mikä onkaan helpompaa kuin laittaa ilmoitus Maaseudun Tulevaisuuteen ja tarjota tuotettaan kaupaksi kokeilunhaluisille hintaan, joka saattaa olla jopa isompi kuin sen sovelluskehittimenä käytetyn tietokantaohjelman hinta on.

Taulukkolaskentakin kelpaisi

Sanotaan, että ruutia ei kannata keksiä lisää. Toki kenenkään, jota tietokoneet sinänsä eivät lainkaan kiinnosta, ei kannata lähteä laatimaan ohjelmaa vain omaa verokirjanpitoaan varten.

Mikroista innostunut käyttäjä pystyy kuitenkin kunnollisella kortisto- ohjelmalla laatimaan toimivan verotositteiden kirjaussysteemin samassa ajassa, joka joltakulta muulta kuluu jo ostetun ohjelman käyttöohjeiden lukemiseen ja ymmärtämiseen.

Yksinkertaisimmillaan maatalouden veromuistiinpano-ohjelma voitaisiin rakentaa taulukkolaskenta-arkista, jossa jokaista tiliä varten on yksi pystysarake ja jokaista vientiä varten yksi vaakasarake. Markkinoilla on joukko tarkoitukseen sopivia englanninkielisiä julkisohjelmia kuten Qube-Calc, FreeCalc, InstaCalc ja PC-Calc+. Pelkästään englanniksi saatavat ohjeet rajoittavat kuitenkin niiden käyttökelpoisuutta.

Multiplan, Lotus 1-2-3 sekä sen klooni Twin ovat suhteellisen kalliita ja edellyttänevät käyttäjäkurssia tullakseen tehokkaasti hyödynnetyiksi.

Taulukkolaskennan ympärille rakennetut suuret monitoimiohjelmat kuten Symphony ja Enable sisältävät suomenkieliset käsikirjat, mutta maksavat jopa 5.000 — 7.000 markkaa.

Kortisto-ohjelma käyttökelpoisempi

Tavallisen käyttäjän kannalta parhaan hinta/laatu-suhteen tarjonnevat ns. pienet monitoimiohjelmat. Suomessa tunnetuimmat tuotteet lienevät First Choice, 1.500 mk ja MS Works, 1.950 mk.

Ohjelmat ovat lähes yhtä hyviä. Päädyimme First Choiceen sen lomakeohjelmoinnin monipuolisuuden ja käyttäjän omien makrotoimintojen luontimahdollisuuden vuoksi. First Choice pystyy myös käsittelemään suurempia tietokantoja kuin Works (jopa 64.000 tietuetta eli korttia!).

First Choice on kuitenkin Worksia huonompi valinta siinä suhteessa, että vaikka ohjelman 400-sivuinen ja suhteellisen selkeä käsikirja on suomenkielinen, itse ohjelman valikko- ja ohjetekstit ovat englanniksi. Tämä tosin haitannee vain alussa. Käyttäjä oppii kyllä nopeasti muistamaan, että "format a diskette" tarkoittaa: "formatoi disketti". Käsikirjan aakkosellinen hakemisto sisältää sekä suomen- että englanninkieliset hakusanat.

"MTK"-kirjanpito-ohjelma

Käytännön Maamies kokeili, millaiset eväät First Choice tarjoaa Monitoimiohjelmalla Tehtävän Kirjanpito-ohjelman (lyhenne: MTK) laadintaan.

Maatalouden verotositteiden kirjaamiseen soveltuva syöttölomake laskentakaavoineen syntyy First Choicella parissa tunnissa pelkästään ohjekirjaa seuraten. Sijoitimme syöttölomakkeen ruudut eli kentät sellaiseen järjestykseen, että kuittien ns. taulukkokatselussa (jossa yhdellä näppäinkomennolla saadaan kaikki viennit allekkain selailtaviksi) tärkeimmät kohdat kuten selitetekstit mahtuvat kerralla kuvaruutuun. Näin sarakkeita ei tarvitse siirrellä sivusuunnassa muutoin kuin eri tilien tarkastelemiseksi.

Kun syöttölomake on valmis ja sen laskutoimituksia edellyttävät kentät määritelty ainoastaan numeroita kelpuuttaviksi, voidaan aloittaa tositteiden kirjaus. Raportointiohjeet eri tarkoituksiin, kuten tulostusmallit välitilinpäätöstä varten ehtii laatimaan myöhemminkin.

Laadi selkeä lomake

MTK-syöttölomakkeen laadinta muistuttaa maatalouden tilikirjan tyhjän sivun suunnittelemista. Tietokoneen ruudulle sijoitetaan nimetyt sarakkeet eli kentät, joihin tositteilta luetut päiväys-ja selitetiedot sekä summat sitten kirjoitetaan.

Selkeähkö ratkaisu on käyttää tilien niminä kyseisten verolomakkeen kohtien numeroita. Mikäli halutaan myös tilien suomenkielisten nimien näkyvän ruudulla, tarkoitukseen voi käyttää First Choicen taustateksti-ominaisuutta.

On tarpeetonta varata syöttölomakkeeseen tilaa tileille, joille ei tule vientejä, kuten kotieläintuotteiden myyntituloille karjattomalla tilalla. Mikäli tuotantosuunta joskus muuttuu, uusien tilien lisääminen MTK-kirjanpitoon on mahdollista jopa tilivuoden aikana.

Ohjelmointivihjeitä

First Choicen käsikirja neuvoo lomakeohjelmoinnin havainnollisin esimerkein. Muissa tietokantaohjelmissa kaikki piirteet eivät ehkä toimi täsmälleen samalla tavalla, mutta seuraavat vihjeet pätevät ainakin First Choicessa.

Syöttölomakkeen ohjelmointiosaan on hyödyllistä sijoittaa seuraavat komentorivit: @DECIMALS=2

Ohjelma lisää täysinä markkoina kirjoitetun luvun loppuun desimaalipisteen ja kaksi nollaa.

RAHATULOT = T1 + T2 + T3 + T4 .....+ T13
RAHAMENOT = M18 + M19 + M20 +.......+ M33

Näiden rivien avulla ohjelma laskee automaattisesti eri tileille merkityt luvut yhteen jo vientikirjauksia tehtäessä ja sijoittaa summat TULOT YHT.- ja MENOT YHT. -taustatekstien alla oleviin kenttiin.

Käyttämällä @OLDREC- ja @DISKVAR-funktioita ohjekirjassa selostetulla tavalla ohjelma vaihtaa aina kuitin tultua käsitellyksi uuden luvun TOSITENUMERO- kenttään.

PÄIVÄYS = NOW -komento määrää ohjelman sijoittamaan PÄIVÄYS-kenttään senhetkisen päiväyksen. (Useimmiten on käytännöllisempää kirjoittaa päivämäärä näppäimin. Mikäli peräkkäin kirjataan useampia samana päivänä sattuneita tilitapahtumia, päivämäärä voidaan kopioida edellisestä tositteesta painamalla Alt-D.)

Kenttien pituutta voidaan tarvittaessa rajoittaa sijoittamalla esim. pystyviiva taustatekstinä haluttuun päättymiskohtaan.

Tulostuksen määrittelyissä laaditaan ja talletetaan vielä raportointiohjeet eri laskelmamalleja varten. Ohjelman tulostusosa saadaan laatimaan mm. päiväkirjat kuukausittain ja koko tilikaudelta, tiliyhteenvedot halutuilta tai kaikilta tileiltä selityksineen tai ilman sekä pääkirjan.

Tulostuksen voi ohjata joko ruudulle tai kirjoittimelle yksinkertaisesti valitsemalla tulostusvalikosta joko SCREEN tai PRINTER. Näin erilaiset tulostemallit voidaan kokeilla ja testata paperia tuhlaamatta.

Siirtämällä pääkirjan tiliyhteenvedot sekä edellisen vuoden verotuksesta siirtyneet tiedot poistamattomista hankintamenoista monitoimiohjelman taulukkolaskentaosaan voidaan suunnitella tilinpäätöstä kokeilemalla erilaisilla poistoprosenteilla sekä investointivarauksella.

Kustannuspaikat jälkikäteen

Itse laaditun kirjanpito-ohjelman etuihin kaupasta ostettuun verrattuna kuuluu muunneltavuus ja helppo täydennettävyys myöhemmin, kun käyttäjällä alkaa olla käsitys siitä, millaisia budjettivertailuja ja kannattavuuslaskelmia hän kenties saattaisi haluta. Uuden ominaisuuden lisääminen ostettuun ohjelmaan sitä vastoin ei yleensä onnistu omatoimisesti — eikä ilmaiseksi.

Kun syöttölomakkeeseen on sijoitettu kenttä nimeltä MÄÄRÄ ja siihen merkitään kuitin kohteena olevan vilja-, rehu- tai lihaerän määrä kiloina, myöhemmin on helppoa saada kuvaruudulle tai kirjoittimelle yhteenveto siitä, paljonko vuoden alusta lukien on myyty esimerkiksi maitoa tai viljaa. YKSIKKÖHINTA- kentän perusteella ohjelma saadaan myös laskemaan mm. tilikauden tai -vuoden keskihinnat.

Ohjelma saadaan laskemaan myytyjen ja ostettujen tuotteiden määrät sekä yksikköhinnat jo tietokantaohjelman raportointiosassa. Mikäli myöhemmin siirrät myös nämä tiedot taulukkolaskentaan, voit helposti myös kokeilla, paljonko tuotannon kasvattaminen tai keskihinnan muuttuminen vaikuttaisi tulokseen.

Jos syöttölomakkeeseen vaikkapa jälkikäteen lisätään kenttä KUSTANNUSPAIKKA ja tämän jälkeen kaikki tositteet selataan uudelleen läpi kenttään tulevan tiedon täydentämiseksi, on mahdollista tulostaa erikseen kutakin kotieläinlajia, viljelyskasvia tai peltolohkoa koskevat tulot ja niihin kohdistuneet menot.

Luonnollisesti ohjelma saadaan ilman mitään lisäohjelmointia tulostamaan paperille verottajan edellyttämät listaukset "Pienkaluston hankinta"- sekä "Muut menot" (M33) -tileistä siinä muodossa kuin syöttölomakkeen SELITE-kenttään on kirjoitettu.

Tilinpäätöstietojen tulostaminen kirjoittimella suoraan verolomakkeen asianomaisiin kohtiin ei ole tämäntyyppisellä ohjelmalla käytännöllistä (kuten se ei aina ole ostetuillakaan ohjelmilla).

Kakkoslomakkeen täyttäminen käsin sujuu todennäköisesti nopeammin kuin tulostusohjelman räätälöinti oikeat sarakkeet löytäväksi. Siksi emme suosittele suoraan verolomakkeelle tulostamista varsinkaan, kun sen joutuu suunnittelemaan joka vuosi uudelleen aina verolomakkeen rakenteen muututtua. (Verolomake voidaan helpommin täyttää tietokoneella esim. FormFiller-ohjelman avulla.)

Miksi ei markkinoille?

MTK-verokirjanpito-ohjelman prototyyppi syntyi parissa illassa pelkästään First Choicen ohjekirjan neuvoja seuraten.

Tietokonelevykkeet maksavat muutaman markan kappale, ja verokirjanpidon kortisto- ja tulostusmallit sisältävien tiedostojen kopioiminen kestää vain muutaman sekunnin. Miksi siis emme laatisi ja monistaisi ohjelman käyttöohjeita ja tarjoaisi sitä sitten kaupaksi vaikkapa 1.000 markan kappalehintaan 200 markan vuotuisine päivityksineen?

Ajatus on houkutteleva. Ostajan toki kannattaisi hankkia sekä First Choice -monitoimiohjelmisto että sillä tehty kirjanpito- ja kustannusseuranta-tietokantamalli yhteishintaan, jonka hän muutoin kenties maksaa jo pelkästä veromuistiinpano-ohjelmasta.

Mutta tämän alan yrittäjiä on muutenkin liikaa. Tänäkin vuonna on myyty kymmeniä kirjanpito-ohjelmia, joihin ei ensi vuonna saa enää päivityksiä, koska ohjelman laatinut yrittäjä on lopettanut toimintansa.

Tämän kirjoituksen tarkoitus on juuri päinvastainen. Tietokoneen käyttäjä, joka vielä tämän luettuaan pelkää monitoimiohjelman käyttämisen olevan itselleen ylivoimaista, tekee toki viisaimmin ostaessaan valmiit ohjelmat vakiintuneelta toimittajalta, jonka voi uskoa vastaavan tuotteensa laadusta ja ylläpidosta vastedeskin.

Sitä vastoin käyttäjä, joka uskoo pystyvänsä hyödyntämään tietokonettaan laatimalla tämänkaltaiset sovellutukset itse, tekee viisaasti hankkiessaan monitoimiohjelman. Sen avulla tutustutaan käytännössä myös helppoon tapaan ohjelmoida, sillä sitähän kortisto-ohjelman suunnittelu sekä taulukkolaskenta- arkin laadinta itse asiassa parhaimmillaan juuri on.

Emme julkaise tämän yksityiskohtaisempia ohjeita mm. siitä syystä, että lehdellämme saattaa olla monta lukijaa, jotka ovat ratkaisseet maatilan kirjanpidon toteutuksen paljon paremmin. Tietokonepalstan toimittajakin olisi kiinnostunut kuulemaan näistä samoin kuin muista monitoimiohjelmalla laadituista hyötyohjelmista!

KUVATEKSTI:

MTK-veromuistiinpano-ohjelman eräs mahdollinen syöttölomake eli kortti, jollaisella kunkin tositteen tiedot tallennetaan tietokantaan. Jokainen käyttäjä tietenkin laatii itselleen erilaisen, tarkoituksiinsa paremmin sopivan tallennuspohjan jättämällä tarpeettomat tilinumerot pois ja sijoittamalla niiden tilalle muita mahdollisesti tarvitsemiaan tietoja. (Syöttölomake voi olla myös suurempi kuin mitä kuvaruutuun kerralla mahtuu.)

Takaisin juttuluetteloon

Tietotila Oy:n pääsivulle