Takaisin juttuluetteloon
(C) Olavi Kanervisto & Tietotila Oy 1992
Ohjelmat maksavat mielestäni Suomessa liikaa. Lisäksi monen erillisohjelman käyttö tukehtuu helposti opettelun vaatimaan työmäärään. Molemmat tekijät rajoittavat ohjelmien hankintaa ja toimivat siten maatilojen tietotekniikan kehityksen jarruina.
Mielestäni suomalainen maatila pärjää useimmissa tapauksissa yhdellä monitoimiohjelmalla, johon on saatavana tarpeelliset ja halvat share-työkalut. Silloin asioiden hallitsemiseksi tarvitsee osata vain monitoimiohjelman käyttö. Työkalujen käytön opetteluun ei tarvitse uhrata energiaa eikä paljon varojakaan", kirjoittaa agronomi Erkki Laitinen Hankasalmelta.
Laitinen lähetti lehdellemme tutustumista varten kehittämänsä Tilirenki-kirjanpito-ohjelman. Se koostuu Microsoft Works 2.0 -monitoimiohjelmalle laadituista aputiedostoista: kahdesta taulukkolaskenta-arkista, kahdesta tietokannasta ja yhdestä makrotiedostosta.
Levykkeellä on "idioottivarma" asennusohjelma (komentojono), joka perustaa WORKS-hakemistoon alihakemiston KIRJPITO ja kopioi mainitut tiedostot sinne. Ohjelman mukana toimitettiin myös asialliset ja selkeät käyttöohjeet.
Toukokuussa 1990 selostin tällä palstalla esimerkinomaisesti menetelmän, jolla monitoimiohjelmaa voidaan käyttää kirjanpitoon. Jutun yhteydessä julkaistiin mallilomake, jolla sekä tulot että menot kirjataan suoraan asianomaisiin verolomakkeen kohtiin summattaville tileille.
Mallisovellus oli laadittu First Choice -ohjelmalla, josta oli tuolloin juuri tullut markkinoille uusi 3.0-versio suomenkielisin käsikirjoin. Olin päätynyt tähän vaihtoehtoon vertailtuani ohjelman ominaisuuksia toiseen alle 200 dollarin ja 2.000 markan hintaiseen pakettiin, MS Works -monitoimiohjelmaan.
Myöhemmin samana vuonna myös Works-ohjelmasta tuli markkinoille uusi versio, joka olisi tehnyt valinnan jonkin verran vaikeammaksi. Erkki Laitisen kirjanpito- ja budjetointisovellus on laadittu tällä 2.0 -versiolla, ja sen parasta uutta piirrettä eli tallennettavia makrotiedostoja apuna käyttäen ohjelmasta on saatu eräiltä osin jopa parempi, nopeampi ja helppokäyttöisempi kuin First Choicella laatimani yritelmä.
First Choicessa olin laatinut tositteiden kirjaamiseksi lomakkeen, jolla kaikki samalla tositteella tiliöitävät viennit voidaan kirjata kerralla, kukin omalle tililleen. Kortisto-ohjelma laski samalla yhteen samalla (koonti)tositteella kirjatut tulot ja menot. Tositenumerokin vaihtui automaattisesti.
Worksin tietokantaa ei voida ohjelmoida tällä tavalla, vaan periaatteessa jokaista eri tilille kohdistuvaa vientiä varten tarvitaan oma lomake (jossa voi kuitenkin olla sama tositenumero). Tämän pikku puutteen korvaa kuitenkin täysin mahdollisuus kirjata tilivientejä taulukkokatselussa ("listanäkymässä"). Siksi myöskään tositteiden numeroinnille ei ole asetettu rajoituksia.
Pennit erotetaan eurooppalaisen käytännön mukaisesti markoista desimaalipilkulla eikä -pisteellä, kuten valitettavasti yhä on laita First Choicessa ja monessa muussakin alkuperältään amerikkalaisessa ohjelmassa.
Kirjauslomakkeessa on varattu tilaa enintään 20 merkin mittaiselle selitteelle sekä kustannuspaikalle, mutta kummankaan tiedon kirjaaminen ei ole ohjelman toiminnan kannalta välttämätöntä.
Tilien numeroina käytetään kunkin vuoden verolomakkeen tulo- ja menotilien numeroita. Nämä käyttäjä voi itse helposti vaihtaa aina, kun verolomakkeen numerointi muuttuu. Monitoimiohjelmaa käyttävän ei siis tarvitse maksaa turhista päivityksistä!
Tulossuunnitelmaa voidaan käyttää jo ennen lopullisen tilinpäätöksen valmistumista. Eri tilien loppusummat on kuitenkin siirrettävä "käsin" raportista taulukkolaskimeen. (First Choicessa tämä sujuisi myös ohjelman sisäisin siirroin, mutta niiden määritteleminen ei ole aivan yksinkertaista ja kestää siksi miltei yhtä kauan kuin paperiarkin käyttö apuna.)
Rakennusten, eri-ikäisten salaojien ja koneiden poistolaskelmissa investointivarauksineen kummassakin tarvitaan kynää.
Tositteiden tultua tallennetuiksi yhteenvetoa voidaan katsella kuvaruudulla ennen sen tulostamista paperille. Päiväkirja sisältää tositteet numerojärjestyksessä, ja pääkirja esittää tilitiedot kustannuspaikkojen ja tilinumerojen mukaisesti.
Vaatimattomasta ulkoasustaan huolimatta Tilirenki-kirjanpito hakkaa jopa halvimmat kaupalliset verokirjanpito-ohjelmat: Sillä on näet mahdollista laatia myös budjetti ja seurata sen toteutumista sitä mukaa kuin tositteita kirjataan.
Vaikka Works-ohjelman kaikki piirteet eivät olleet ennestään täysin tuttuja, budjettivertailukin sujui jopa ensikertalaiselta ohjelman mukana toimitetun ohjeen avulla. Tottuneelle Worksin käyttäjälle käyttöohjeet lienevät lähes tarpeettomat.
"Vain harvoin tietokonetta tarvitsevan ei pitäisi käyttää useita käyttöliittymältään erilaisia ohjelmia", neuvoo Erkki Laitinen.
Tätä kirjoitettaessa ei ohjelman jakelukanavista ollut vielä tehty päätöstä. Kiinnostuneet voivat ottaa yhteyttä suoraan valmistajaan osoitteella Kalliola, 41520 Hankasalmi, puh. (941)841509.
Tietokoneohjelmien ns. shareware-jakelumenetelmä on yhä monille suomalaisille atk:n käyttäjille sen verran vieraaksi jäänyt asia, että rekisteröinti/lisenssimaksun maksamista tuskin voidaan jättää kokonaan vapaaehtoisuuden varaan. Siksi tuotteen hinnan käyttöohjeineen on ajateltu asettuvan 300—400 markan välille.
Tilirenki-sovelluksen käyttämiseksi tarvitaan Works-monitoimiohjelma, versio 2.0, mutta tätä ei voitane katsoa lisäkustannukseksi: Joutuuhan jokainen tietokoneen käyttäjä joka tapauksessa hankkimaan työvälineet tekstinkäsittelyyn, kortistointiin, taulukointiin ja tietoliikenteeseen. Kuten traktorilla ei voi tehdä juuri mitään ilman työkoneita, ei tietokoneestakaan ole paljon hyötyä ilman oikeita ohjelmia.
Tietotila Oy:n pääsivulle