(C) Olavi Kanervisto & Tietotila Oy 1992

Tekstinkäsittely sujuvaksi

Tekstinkäsittelyn kymmenen käskyä

1.
Käytä rivinvaihtonäppäintä ainoastaan kappaleen lopussa, ei joka rivin lopussa.

2.
Näppäile välilyönti myös sanan perässä olevan välimerkin jälkeen.

3.
Älä koskaan lyö kahta tai useampaa välilyöntiä peräkkäin.

4.
Käytä harkiten korostuksia (tyylejä) ja vain niitä, jotka kirjoittimesi pystyy tulostamaan.

5.
Muista välitallentaa työsi aika-ajoin. Käytä automaattitallennusta ja varmuuskopiointia.

6.
Lisää pitkiin sanoihin tarvittaessa rivitysvihje.

7.
Laadi valmiit sivupohjat eri tarkoituksiin ja käytä niitä.

8.
Älä yritä käyttää teksturia kortisto-, taulukointi- tai taitto-ohjelmana.

9.
Vältä tarpeetonta hiiren käyttöä (ja hiirikäyttöisiä kirjoitusohjelmia yleensä!).

10.
Älä turhaan vaihda tai päivitä ohjelmaa, jota jo osaat käyttää.

Nämä ohjeet koskevat soveltuvin osin kaikkia tekstureita, myös Macintosh- ja Windows-ympäristöjen ns. WYSIWYG-ohjelmia. Tottunutta konekirjoittajaa ne saattavat huvittaa, mutta monille nämä periaatteet ovat jääneet yllättävän vieraiksi.

1.
Käytä [Enter]- tai [Ret]-näppäintä vain kappaleen lopussa. Kirjoitusohjelma osaa vaihtaa uuden rivin, kun tekstiä on naputeltu sen verran kuin riville mahtuu. Anna siis teksturin tehdä rivinvaihdot, koska vain silloin lisäyksiä ja poistoja tehdessäsi rivien pituus säätyy automaattisesti.

Painettuasi rivinvaihtonäppäintä tietokone olettaa sinun lopettaneen kappaleen, eikä siksi tekstiä uudelleen muotoiltaessa liitä seuraavaa riviä sen perään.

2.
Lyö aina välilyönti myös välimerkin (pisteen, pilkun, huuto- ja kysymysmerkin jne.) jälkeen. Jos välimerkkiä seuraa sana ilman erottavaa välilyöntiä, tietokone luulee sanaparia yhdeksi pitkäksi sanaksi eikä ehkä osaa jakaa sitä edes välimerkin kohdalta.

3.
Älä koskaan käytä useampaa välilyöntiä peräkkäin (kuten kappaleen alun sisentämiseksi tai sarakkeiden laatimiseksi), vaan käytä viivainta ja sarkainnäppäintä.

Taulukoita laadittaessa sarakkeesta toiseen pitää siirtyä [Tab]- eli sarkainnäppäimellä (kuten kirjoituskoneessa), muutoin tulos on ennalta-arvaamaton! Jos kirjoitin käyttää ns. suhteutettua fonttia (yksi M-kirjain vie yhtä paljon tilaa kuin kolme I-kirjainta), välilyönnein tasatut sarakkeet eivät paperille tulostettuina sijoitukaan samoille kohdille, vaan pystylinjat aaltoilevat.

4.
Käytä säästeliäästi korostuksia (tyylejä) ja vain niitä, jotka kirjoittimesi tuntee. Käytä suhteutettua tulostusta vain, jos ohjelmasi tukee sitä.

Useimmilla kirjoittimilla on mahdollista alle- ja yliviivata ja lihavoida tekstiä sekä sijoittaa ylä- ja alaindeksit (m² jne.) paikoilleen. Kalliimmat tulostimet tuntevat useita kirjasinlajeja ja eri kokoisia kirjaimia. Älä käytä liian monia tyylejä samassa asiakirjassa, tai tulos on rauhattoman näköinen!

Laserkirjoittimet ja uusimmat mustesuihkukirjoittimet osaavat myös kirjapainojälkeä muistuttavan ns. suhteutetun tekstin. Sitä on syytä käyttää vain, mikäli ohjelma osaa ottaa eri kirjasinten leveydet huomioon rivien pituuksia laskiessaan.

Macintosh- ja Windows-teksturit näyttävät kirjaimet suhteutettuina eli oikean levyisinä jo kuvaruudulla ja tulostavat ne matriisikirjoittimen hitaammassa ns. grafiikkatilassa.

5.
Useimmat kirjoitusohjelmat voi säätää tallentamaan tekstin automaattisesti levylle tietyin aikavälein. Fiksuimmat tallentavat vain pitäessäsi taukoa, joten levytoiminnot eivät häiritse nopeaakaan kirjoittamista.

Toinen tärkeä varmistustoimi on ns. turvakopio: Ohjelma säästää tekstiä muokattaessa alkuperäisen version levylle toisennimisenä (usein tarkentimella .BAK tai .BK). Jos sähkökatkoksen tms. vuoksi muuttunut versio tuhoutuu tai se unohdetaan tallentaa, ainakin tämä BAK-tiedosto on tallessa levyllä.

6.
Monet kaupalliset ohjelmat tuntevat suomen kielen tavutussäännöt ja ehdottavat pitkän sanan jakamista sen sijoittuessa rivin loppuun. Vaikka ohjelmasi ei osaisi tätä, voit aina käyttää ehdollista tavuviivaa ("pehmeä" tavuviiva, rivitysvihje, "piilotavu") oikean reunan tasaamiseksi.

Tavallisesta (ehdottomasta) yhdys- tai tavuviivasta poiketen rivitysvihje häviää jälkeä jättämättä, mikäli sillä katkaistu sana ei sijoitukaan rivin loppuun.

7.
Usein tarvittavien samantyyppisten asiakirjojen kuten kirjeiden ja pöytäkirjojen reunukset, sarkaimet ym. sivuasetukset sekä vakiofraasit kuten päiväys kannattaa tallentaa tiedostoiksi, jotka haetaan käsiteltäviksi aina uutta samantyyppistä asiakirjaa laadittaessa. Jotta sivupohjiin ei vahingossa tallennettaisi varsinaista tekstiä, tiedoston nimi vaihdetaan aina uutta asiakirjaa aloitettaessa.

8.
Teksturia ei ole tarkoitettu kortisto-, taulukointi- tai taitto-ohjelmaksi, niihin tarvitaan toisentyyppiset työkalut. Vaikka eräissä tekstureissa on mm. postituslistatoiminto osoitteiden sijoittamiseksi ns. sarjakirjeisiin, kortisto- tai monitoimiohjelmilla tämäkin työ sujuu nopeammin ja helpommin.

9.
Tekstinkäsittelyssä hiirestä ei ole hyötyä. Se päinvastoin hankaloittaa ja hidastaa kirjoittamista, koska hiiren liikuttelemiseksi käsi joudutaan siirtämään pois näppäimistöltä.

Parhaissa hiirikäyttöisissäkin ohjelmissa on myös näppäimistökäskyt mm. lohkojen merkitsemiseksi sekä kohdistimen siirtelyyn sana, lause, kappale ja sivu kerrallaan. Nämä toiminnot sekä kymmensormijärjestelmä kannattaa opetella!

10.
Älä turhaan vaihda tai päivitä kirjoitusohjelmaa, jota jo osaat kunnolla käyttää. Kömpelöimmänkin teksturin ominaisuudet päihittävät parhaan sähkökirjoituskoneen. Jos mikrossasi on jo tekstinkäsittelyohjelma, kannattaa siis opetella käyttämään sitä tehokkaasti.

Vaikka jokin muu ohjelma saattaisi olla helpompi oppia tai käyttötarkoitukseesi paremmin sopiva, uuden ja erilaisen välineen käytön harjoitteluun kuluu todennäköisesti enemmän työtä ja aikaa kuin sen kenties kätevämmät ominaisuudet niitä säästävät.

Takaisin juttuluetteloon

Tietotila Oy:n pääsivulle