Takaisin juttuluetteloon
(C) Olavi Kanervisto & Tietotila Oy 1995
Useimmat hyötyohjelmat kuuluvat johonkin viidestä pääryhmästä: tekstinkäsittely- ja julkaisuohjelmat, taulukkolaskenta, grafiikka ja kuvien käsittely, kortisto- eli tietokantaohjelmat sekä tietoliikenne. Ns. monitoimiohjelmista löytyvät perustyökalut kaikkia näitä toimintoja varten.
Vasta-alkaja ei aina osaa valita oikeata ohjelmaa eri tehtäviin. Vähän väliä saan kuulla henkilöistä, jotka ovat tehneet päivätolkulla turhaa työtä laadittuaan esimerkiksi yhdistyksen jäsenluettelon tms. tekstinkäsittelyohjelmalla. Vasta yrittäessään tulostaa osoitteita aakkos- tai postinumerojärjestyksessä maksukortteihin, tarralipukkeille tai kirjekuoriin he huomaavat, että eivät osaakaan sitä tehdä.
Laajimmat teksturit toki tuntevat myös osoiteluetteloiden käytön, mutta oikeisiin kortisto-ohjelmiin verrattuna menettely voi olla konstikas. Sadoista tuntemistani WordPerfect-ohjelman eri versioiden käyttäjistä vain muutama osaa sarjakirjeiden, tarrojen ja kirjekuorien tulostuksen. Useimmat eivät edes tiedä, että teksturia voidaan käyttää myös alkeellisena kortisto-ohjelmana.
Osoiteluetteloiden hallinta tekstinkäsittelyohjelmilla on monimutkaisempaa kuin kortisto-ohjelmilla. Esimerkiksi WP:n käsikirjan mukaan kirjekuoren tulostusmääritys vaatii 36 työvaihetta. Tarrojen tulostusvalinnat vaativat vielä 24 näppäilyä lisää. Kukaan vain satunnaisesti näitä toimintoja tarvitseva ei opi näppäilysarjoja ulkoa.
Kortisto-ohjelmissakin on eroa. Helpoimmilta tuntuvat eivät yleensä ole kovin käytännöllisiä, tehokkaimpien ja monipuolisimpien käyttö ei aina ole helppoa.
Uusien mikrojen mukana toimitetaan lähes poikkeuksetta Windows. Siihen sisältyvä Kortisto (Cardfile) – hieman yli 1.000:n nimi- ja osoitetiedon tallentamiseen soveltuva pikkuohjelma kelpaa puhelinmuistion sähköiseksi korvikkeeksi ja soittolaitteeksi, mutta ei juuri muuhun: Kortteja ei voi lajitella, vaan tulostaminen on mahdollista vain kortti kerrallaan tai kaikki osoitteet peräkkäin. Kohdistaminen kirjekuoriin tai tarra-arkeille on enemmän kuin hankalaa.
Windowsin vaihtoehdon, GeoWorks Ensemblen GeoDex-Osoitekirja on toiminnoiltaan yhtä vaatimaton. 2.0-version GeoFile-kortisto on kehittyneempi. Tietokantaan mahtuu 16.000 korttia, ja ohjelma sisältää mm. valmiin osoitekortiston suomenkielisin "puhekupla"-opastein. GeoFilen osoitteet voi yhdistää GeoWrite-tekstinkäsittelyyn sarjakirjeiden laatimiseksi.
"Mini-monitoimiohjelma" WordPerfect Executiven Puhelinmuistio on osoitteistojen ylläpidon kannalta täysin toivoton tapaus.
Oikeiden monitoimiohjelmienkin kortisto-osien käyttökelpoisuus vaihtelee. Mm. hyvän ja kohtuullisen helppokäyttöisen tietokannan sisältävässä First Choicessa tulostuksen määrittely on keskimääräistä konstikkaampaa.
Saman valmistajan Window Works -ohjelmassa helppokäyttöinen ja selkeä "Tarratulostin" on erotettu omaksi kuvakkeekseen päävalintaruutuun. Se käyttää sekä Osoitekirjan että Tietokannan tiedostoja ja osaa tulostaa sekä kirjekuoriin että erikokoisille tarra-arkeille. Osoitteiston lajittelu ja järjestäminen on kuitenkin tehtävä etukäteen kyseisessä kortisto-ohjelmassa, eikä tulostin hallitse Windows 3.1:n käyttämiä kirjasinlajeja eli fontteja.
Windows-monitoimiohjelmista ainakin Microsoft Works 3.0 sekä Claris Works tarjoavat riittävät ja helppokäyttöiset tulostusvaihtoehdot myös kortistoista. Kalliimmat, lähinnä toimistokäyttöön tarkoitetut ohjelmapaketit kuten Lotus SmartSuite (Approach-tietokanta) ja Microsoft Office (Access-tietokanta) sisältävät lähes kaikki ajateltavissa olevat toiminnot tietojen lajittelemiseen, yhdistelemiseen ja tulostamiseen.
Maataloudessa toimiva käyttäjä arvostaa dBase-yhteensopivuutta, koska Maatilatietokanta-standardi hyödyntää dBase-tietokantarakennetta. Mutta Clipper-, dBase- ja FoxPro-sovelluskehittimet ovat kalliita, ja niiden käyttö edellyttää ohjelmoinnin peruskäsitteiden tuntemista.
Vähemmällä atk-opiskelulla saa aikaan ammattitason ohjelmia hankkimalla USA:ssa suositun, mutta Suomessa toistaiseksi harvinaisen Alpha Four -relaatiotietokannan. Tästä dBase-yhteensopivasta sovelluskehittimestä on juuri ilmestynyt 4.0-versio erittäin kohtuulliseen 1.390 markan hintaan.
Alpha Fourilla tietokantojen luonti ja käsittely sujuu helpommin kuin muilla yhtä monipuolisilla ohjelmilla. Mm. tarratulostuksen määritteleminen on yksinkertaista: Sijoitettavien tietorivien kohdistus postituslipukkeisiin on tarkistettavissa jo kuvaruudussa ilman turhien koetulosteiden tekoa. Helppokäyttöisyyden huippuna Alpha Fourin tulostusmäärityksistä löytyvät yleisimmät 3M:n ja Averyn tarra-arkkikoot.
Yksinkertaisimmissa ohjelmissa myös osoitteen tulostaminen kirjekuoreen sujuu vähillä näppäilyillä. Esimerkiksi VDE-teksturissa merkitään vain nuolinäppäimin vastaanottajan postiosoitteen sisältävä kohta kirjeestä (sininen alue) ja painetaan Tulostus-komentoa. Kirjekuorikoko valitaan kirjoittamalla joko "A1" tai "A2", minkä jälkeen tulostus käynnistyy Enter-näppäintä painamalla. Lähettäjän nimi tulostuu automaattisesti kuoren ylänurkkaan.
Tietotila Oy:n pääsivulle