Takaisin juttuluetteloon
(C) Olavi Kanervisto & Tietotila Oy 1998
Lyhenne "atk" tarkoittaa likimain kaikkea tietokoneella tapahtuvaa puuhastelua. Mutta kirjoitus-, laskenta- tai kuvitusohjelmilla luotujen aikaansaannosten tallennus, tulostaminen ja siirtäminen toisessa tietokoneessa käytettäväksi saattaa olla kaikkea muuta kuin automaattista.
Ohjelmilla on ikävä taipumus tallentaa tiedot levylle muodossa, jota pystyy ymmärtämään vain toinen samanmerkkinen ohjelma. Kirjoitusohjelmat eli teksturit eivät aina saa selvää edes samannimisen ohjelman uudempien versioiden tallenteista, toisenmerkkisten ohjelmien dokumenteista puhumattakaan: MacWrite I ja MacWrite II eivät ymmärrä edes toisiaan, saati WordPerfectin noin kahdeksaa erilaista tiedostomuotoa.
Useimmat eivät kirjoittaisi ulkomaalaiselle ummikolle kirjettä suomeksi. Silti samat ajattelevat ihmiset saattavat lähettää oman, oudon ohjelmansa tiedostoja sähköpostina selvittämättä ensin, onko vastaanottajan mahdollista saada niistä tolkkua.
Kuvankäsittelyohjelmissakin on aivan liikaa vaihtoehtoja. Suosittu shareware-ohjelma PaintShop Pro osaa käsitellä 28 erilaista kuvatyyppiä. Ellei tiedä, mikä ohjelma vastaanottajalla on käytössään, aina on varminta tallentaa kuvat JPG- tai TIF- muodossa. Vanha GIF-standardikin toimii yhä kuvaruudussa, mutta nykyiset väritulostimet pystyvät tulostamaan parempilaatuista painokuvaa kuin tämä tiedostotyyppi tekee mahdolliseksi.
Kun käyttöjärjestelmänä on Windows 95, asennusohjelma on voinut tallentaa asetuksen "Älä näytä MS-DOS-tiedostotunnisteita". Tämä valinta löytyy työpöydällä olevasta "Oma tietokone" -kuvakkeesta. Se kannattaa siis korjata valitsemalla Avaa, Näytä ja Asetukset ja poistamalla valintamerkki keskimmäisen "Näytä"-välilehden ko. kohdan valintaneliöstä.
Vaikka tiedostonimien tarkentimet ovat näkyvissä, virheitä sattuu silti. Tiedostonimen viimeiset kolme merkkiä kun eivät määrittele yksiselitteisesti, minkä ohjelman tiedostosta on kyse.
Jos tekstidokumentin nimenä on vaikkapa "KIRJE.DOC", se on 95 prosentin todennäköisyydellä laadittu Word- tai WordPad-ohjelmalla. Mutta myös First Choice, WordStar ja MultiMate käyttivät DOC-päätettä tekstitiedostoissa, joita pystyy ymmärtämään vain toinen samanniminen ohjelma.
80-luvun lopulla Suomessa ja maailmanlaajuisestikin suosituin monitoimiohjelma First Choice tarjosi toki helpon tavan tallentaa asiakirjat myös ASCIIna eli ns. yleiseen tekstinkäsittelymuotoon, jota kaikki maailman laitteet ja ohjelmat ymmärtävät. First Choice osasi myös Microsoft Wordin, Multimaten, WordStarin sekä WordPerfectin 3- ja 4-versioiden tiedostomuodot.
"WRI"-loppuiset tiedostot ovat Windows Writellä tehtyjä ANSI-dokumentteja, mutta "TXT"-tarkentimella varustetut saattavat olla yhtä hyvin ASCII- kuin ANSI-merkkijärjestelmällä tallennettuja: Ä- ja Ö- kirjaimet voivat näkyä väärin tai puuttua kokonaan. Eri ohjelmien ASCII-tiedostotkin saattavat poiketa toisistaan ainakin rivityksen osalta: rivinvaihdot voivat olla mukana ehdollisina, ehdottomina tai eivät lainkaan.
First Choicen kortistot ja taulukot oli mahdollista tallentaa ASCII-saraketiedostoina, jotka pystyy siirtämään yhtä hyvin Lotus- tai Excel-taulukointiohjelmiin kuin mihin tahansa tietokantaohjelmiin.
First Choice katosi kuitenkin markkinoilta pian Worksin 3-version julkistuksen jälkeen. Microsoftin uusi monitoimiohjelma kun tarjosi likimain samat ominaisuudet ja lisäksi koko ohjelmiston käsikirjoineen suomenkielisenä.
Kaikki nyt kaupan olevat ohjelmat osaavat tallentaa sekä tekstitiedostot että taulukot ja kortistotkin jonkin standardin mukaiseen muotoon, jota muunmerkkisetkin ohjelmat voivat käyttää. Taulukointiohjelmille suositeltava on "Lotus-muoto" .WKS tai .WK1, kortistoille joko dBASE (.DBF) tai ns. taulukko-ASCII.
Moni on lähettänyt sähköpostia marraskuun numerossa julkaistun palstani johdosta. Palautetta tuli mm. siitä, että olen keskittynyt liiaksi kaupallisten ohjelmistojen ja Microsoftin tuotteiden esittelyyn.
Kaksi lukijaa muistutti, että DOS ja Windows 95 eivät ole kotimikrojen ainoat käyttöjärjestelmät. OS/2 on yhä käyttökelpoinen niille, jotka ovat sen aikoinaan tulleet hankkineeksi. Myös suomalainen, ilmainen Linux kelpaa maataloussovellustenkin perusohjelmistoksi.
Lukijat ovat tietenkin oikeassa: on muitakin vaihtoehtoja kuin Microsoft. Niiden esillä pitäminen tuntuu kuitenkin turhalta, kun OS/2:een panostanut IBM on itsekin lakannut uskomasta omaan vaihtoehtoonsa: kaikki uudet IBM-mikrot toimitetaan Windows 95:llä tai NT:llä varustettuina.
Microsoftin toimisto-ohjelmien – Wordin, Excelin, Accessin ja Worksin pitämiseen päävaihtoehtoina on hyviä syitä. Ne ovat mm. kaikki suomenkielisiä ja tarpeeksi yleisiä niin, että niille uskaltaa ennustaa löytyvän tukea vielä ensi vuosituhannellakin.
Toinen hyvä syy suurimpien valmistajien ohjelmatuotteiden suosimiseen on se, että näiden tallennusmuodot ovat käytännössä saavuttaneet standardin aseman. Word-tekstiasiakirjoja osaavat nykyisin lukea kaikki muutkin vakavasti otettavat ohjelmat, jopa shareware-teksturi VDE.
Excelin .XLS-tallenteet ovat niin ikään käyttökelpoisia monille muille ohjelmille. Jopa viiden dollarin shareware-ohjelma VistaCalc ymmärtää Excelin 4-version laskenta-arkkeja.
Access, Excel sekä Works lukevat ja tallentavat myös muita tiedostotyyppejä, mm. maatilatietokanta-standardissakin määriteltyä dBASEa. Siten mm. AlphaFourilla, FoxPro:lla, Varmalla tai Ykkösellä laadittuja tietokantoja voidaan käyttää vaikkapa vuositulosteiden yhdistelyyn, omien laskelmien tekemiseen tai käyrien, palkkien ja piirakkakuvioiden tulostamiseen valmiista aineistosta.
Tietotila Oy:n pääsivulle