© Olavi Kanervisto & Tietotila Oy 1999
Farmari-maatalousnäyttelyssä nähtiin uusia ehdotuksia internetin hyväksikäytöstä etätyöskentelyssä erityisesti maaseutuväestön lisäansiomahdollisuuksien kehittämiseksi.
"Osaajaverkko on toimisto, jossa eri alojen mikroyritykset tekevät työtä tietotekniikkaa hyväksikäyttäen. Osaajaverkossa tekijät ovat itsenäisiä yrittäjiä, jotka hoitavat heille annetut tehtävät omissa tiloissaan. Osaajaverkko mahdollistaa yrityksille joustavan työvoimaresurssien käytön ja antaa joustavuutta toimintaan. Toimeksiantajat löytävät osaajat tietoverkosta, ja verkon avulla yrittäjä voi keskittyä omaan erityisosaamiseensa ja palvelunsa parhaaseen mahdolliseen laatuun."
Kauniita ajatuksia! Mutta eipä kellään liene tähän astikaan ollut vaikeuksia löytää internetistä osaavia tietotyön ammattilaisia. Valitettavasti vain etätyön teettäjiä on yhä paljon vähemmän kuin "etätyöttömiä".
Etätyöläisellä on oltava käytössään riittävän nopea modeemi tai mieluimmin ISDN-linja sekä tietenkin työn edellyttämä ammattitaito ja kokemusta tarvittavista ohjelmista sekä sähköpostin käytöstä.
Keskusteltuani kymmenien etätyöläisten kanssa olen oppinut ymmärtämään, että edes sähköpostin toimintaperiaate ei välttämättä ole kaikille itsestään selvä asia. Jopa yritysverkossa postin käyttöön tottuneille saattaa mennä sormi suuhun, kun kotikoneen sähköpostiohjelma ei toimikaan täsmälleen samalla tavalla.
Monelle on käynyt niin, että vaikka kotimikron postiohjelma on oikein asennettu ja modeemikin muistettu kytkeä puhelinlinjaan, sähköpostia ei saavu eivätkä omassa postiohjelmassa kirjoitetut kirjeet mene perille. Usein kaikki alkaa kuitenkin toimimaan heti, kun joku neuvoo noviisia avaamaan modeemiyhteyden ja painamaan kerran ohjelmansa "Lähetä ja vastaanota" -painiketta.
Syystä käyttäjät ihmettelevät, miksi kaikki on tehty niin konstikkaaksi. Etätyöskentelystä ei kannattaisi puhuakaan niin kauan, kun pelkkä yhteyksien hallinta tuntuu tavallisen käyttäjän kannalta yhtä ylivoimaiselta kuin 80-luvun alkeellinen Kermit- tiedonsiirto oli alan ammattilaisillekin. Mutta onko Microsoft nyt lopultakin alkanut käsittää, että ihmiset eivät halua opetella tietotekniikkaa vain käyttääkseen sähköpostia?
Sähköpostin toimintaperiaatteen ymmärtäminen helpottaa sen hallintaa. Postijärjestelmä koostuu aina kahdesta osasta: käyttäjän koneella toimivasta ns. asiakasohjelmasta (esimerkkinä Outlook Express) sekä puhelinlinjan toisessa päässä, "postitoimiston" palvelinohjelmasta (joka voi olla muun merkkinen).
Kun sinulle lähetetään sähköpostia, viestin sisältämä tiedosto tallennetaan ensin postipalvelimeen. Se sijaitsee joko jonkin yrityksen serverillä tai etäkäyttäjän kyseessä ollen useimmiten verkko-operaattorin koneessa.
Myös muuta kuin oman operaattorin palvelinta voidaan käyttää sähköpostin "poste restante"-vastaanottolaatikon vuokraamiseen. Ilmaisia postilaatikoita tarjoavat mm. Microsoft (www.hotmail.com), Eudora (www.eudoramail.com), Yahoo (mail.yahoo.com) sekä suomenkielinen GNWmail (www.gnwmail.com). Näihin osoitteisiin linkkautumalla ja nimen ja salasanan ilmoittamalla saa siis saapuneet viestit siirretyksi omalle koneelle. Valitettavasti postilaatikoille varattu levytila on näissä rajoitettu, eikä kovin suurien liitetiedostojen siirtely "vapaiden" postilaatikoiden kautta siten ole mahdollista.
Ilmaisen Internet Explorer -selainohjelman uusimman 5-version mukana tulee uusi suomenkielinen 5-versio myös Outlook Express -postiohjelmasta. Tämä alkaa olla riittävän helppo ja samalla etätyöläisellekin käyttökelpoinen työkalu, toisin kuin Windows- käyttöjärjestelmään aikaisemmin sisältyneet Mail-, Exchange-ja Outlook/Outlook Express -ohjelmat.
Oman kokemukseni mukaan Explorer 5 asentuu moitteettomasti sekä Windows 95- että 98 -käyttöjärjestelmiin. Jos verkkoyhteys ("internet-tili") on perustettu jo aikaisemmin, asennusohjelma ottaa automaattisesti entiset osoitteet ja puhelinnumerot käyttöön. Päivitys ei häiritse muiden, aikaisemmin asennettujen selainten ja postiohjelmien tai käyttöjärjestelmän toimintaa, kuten muutamilla aikaisemmilla Windows-apuohjelmapäivityksillä oli ikävä tapa tehdä.
Kun käyttäjän tunnus ja salasana sekä postipalvelimen osoite on tallennettu, Outlook Express 5 osaa edeltäjistään poiketen käynnistettäessä muodostaa automaattisesti yhteyden palvelimeen sekä siirtää saapuneet viestit oman koneen levylle. Kaikista toimenpiteistä ohjelma informoi käyttäjää kiitettävästi: "Soitetaan ... yhteys etätietokoneeseen muodostettu ... vahvistetaan käyttäjänimi ja salasana ... yhdistetään ... tarkistetaan postia ... vastaanotetaan viestejä ... Saapuneet- kansiossa on xx lukematonta sähköpostiviestiä."
Tämän jälkeen modeemiyhteyden voi sulkea yksinkertaisesti säätämällä ohjelman "offline-tilaan". Näin viesteihin vastaaminen sekä uusien viestien laatiminen sujuu ilman turhia puhelinkuluja.
Kohtuullisen kokoiset liitetiedostotkin siirtyvät kätevästi viestin mukana, ja katseluohjelma osaa näyttää tavallisimmat kuvatiedostot tekstin yhteydessä.
Jos ohjelma suljetaan viestin kirjoittamisen ollessa kesken, työ tallentuu automaattisesti "Luonnokset"-kansioon. Valmiit viestit siirtyvät Lähetä-painikkeella "Lähtevät"-kansioon, josta ohjelma lähettää ne automaattisesti perille. Mikäli on työskennelty offline-tilassa, ohjelma osaa itse avata modeemiyhteyden ja lähettää viestit saman tien.
Mikäli puhelinyhteyttä ei jostakin syystä saada säädettyjen uudelleenyritystenkään jälkeen, ohjelma muistuttaa sitä suljettaessa: "Lähtevät-kansiossa on lähettämättömiä viestejä, haluatko lähettää ne nyt?" Enää eivät valmiiksi laaditut sähköpostikirjeet helposti jää lähettämättä.
En ole pitkään aikaan kiitellyt Microsoftin ohjelmia. Jos kaikki Windowsiin kuuluvat ilmaiset varusohjelmat olisivat käytettävyydeltään uuden Outlook Expressin tasoisia, mihin muita ohjelmistotaloja enää tarvittaisiin?