© Olavi Kanervisto & Tietotila Oy 2000

Ohjelmia MS Officeen

Atk-alan ikuisuuskysymyksiin kuuluu se, pitäisikö yrittäjän hankkia erillinen ohjelma kuhunkin työhön, vai voisiko kaikki toimistorutiinit hoitaa yhden ja saman monitoimiohjelman tai yritysohjelmiston avulla.

Olisiko parempi ostaa erikseen kirjanpito-ohjelma kuittien tallennusta ja budjetointia varten, palkanlaskentaohjelma työnantajasuoritusten käsittelyyn ja niin edelleen, vai sujuisivatko viljelijän ja pienyrittäjän kaikki konttorirutiinit yleisohjelmistoilla, kuten Microsoft Officella?

80-luvulla tietokoneaikaan siirtyneet yrittäjät olivat jo saman valintatilanteen edessä. Tarjolla oli sekä erillisohjelmistoja että "pakettiohjelmien", kuten dBase-tietokantojen tai Lotus 1-2-3 -taulukkolaskimen varaan rakennettuja sovelmia eri tarkoituksiin. Maatilatalouden suunnitteluohjelmiakin oli tarjolla mm. Multiplan-taulukkoarkkeina.

Noin kymmenen vuotta sitten esittelin tällä palstalla, miten tuon ajankohdan edullisimmalla monitoimiohjelmalla (First Choice) laaditaan maatilan veromuistiinpano-ohjelma. Samaan aikaan ilmestynyt Työtehoseuran julkaisu esitteli likimain samanlaisen kirjanpitosovelman Microsoft Works -ohjelmalle.

Tiettyyn taulukointi- tai tietokantaohjelmaan tukeutuvien ohjelmien huono puoli on se, että niiden käyttämiseksi joudutaan hankkimaan myös kyseinen perusohjelmisto ja maksamaan siitä erikseen.

Mutta jollakin sovelluskehittimellähän ne erillisohjelmatkin laaditaan! Usein kirjanpito- tai palkkaohjelman perusrakenteena on käytetty jotakin kaupallista tietokantaa, jonka ohjelmoija tai hänen työnantajansa on hankkinut. Toisinaan tällaisella sovelluskehittimellä laaditun ohjelman myyjä joutuu myös lisäämään jokaisen myymänsä ohjelman yhteyteen maksullisen ns. runtime-lisenssin, mikä osaltaan selittää kotimaisten ohjelmien kalliinpuoleista hintaa.

PC Magazinen kahdeksan vuotta sitten parhaaksi jokamiehen tietokantasovelluskehittimeksi valitsema Alpha Four sisälsi kaupanpäällisenä kymmenen valmista ohjelmistoa, mm. yhdistyksen jäsenrekisterin ja -maksurutiinien ylläpitoa sekä videovuokraamon tuotekortistoa, asiakasrekisteriä ja lainauslaskutusta varten.

Valmiiden sovellusten rakennetta tutkimalla aloittelevakin ohjelmoija oivaltaa nopeasti relaatiotietokantaohjelmien toimintaperiaatteen. Vain vaihtamalla malliohjelmien tekstit suomenkielisiksi saa vähällä työllä aikaan vähävirheisiä, sellaisenaan myytävissä olevia sovelmia. En ole osannut edes kuvitella ohjelmoinnin voivan olla tämän helpompaa.

Microsoft Office 2000 -toimistopaketti pistää paremmaksi. Mm. Excelissä nyt mukana olevat kuluerittely-, laskutus- ja ostoreskontra-mallit ovat vähäisin yrityskohtaisin räätälöinnein käyttövalmiita, suomenkielisiä toimisto-ohjelmia.

Office 2000:n uusi Access--tietokantaohjelma sisältää kymmenen valmista malliohjelmaa kirjanpidosta ja varastonvalvonnasta kalustoluetteloihin, työaikakirjanpitoon ja puhelinmyyjän asiakastietosovellukseen. Omien sovelmien luominen sujuu vaivattomammin kuin millään muulla tähän mennessä tapaamistani tuotteista. Ohjattu toiminto luo eri ohjelmille valmiit valikkorakenteetkin, ja päävalikkoa ja muita käyttöliittymiä voinee luonnehtia jopa tyylikkäiksi.

Jokainen oppimishaluinen ja -kykyinen pystyy Accessin valmiita malleja käyttäen laatimaan vaikkapa kirjanpito-ohjelman perusrakenteet. Jos osaa perustaa yrityskirjanpidon Datamikella, kykenee siihen myös uudella Microsoft Officella.

Löytyisikö markkinoita valmiille sovelmille, jotka toimivat ainoastaan uuden Officen yhteydessä? Mielestäni kyllä.

Erinomaisia esimerkkejä kaikki hyvän erillisohjelman piirteet sisältävistä Excel-työkirjoista löytyy internet-osoitteessa http://www.saunalahti.fi/karppila/excel.htm. Uusi maatilan tukioptimointiohjelma Exsat mm. ottaa huomioon viimeisimmät tiedossa olevat Agendan ja kansallisten tukien ehdot sisältäen runsaasti myös tekstimuotoisia ohjeita ja tarkistuslaskelmia.

Hannu Karppilan laatima, Excel-työkirjana toimitettava sovelma perustuu tekijän pitkään kokemukseen ja pätevästi ohjelmoituihin makroihin, ja se vaatiikin vähintään Excel 5 -version toimiakseen. Tällainen tuote ei synny keltä tahansa Excel-peruskurssin käyneeltä!

Selaimellakin toimiva demo-ohjelma antaa kuvan Exsat-tukilaskimen toiminnasta, vaikka oman tilan tietojen syöttäminen laskennan pohjaksi ei tietenkään esittelyversiossa ole mahdollista. Oikea ohjelma toimitetaan postitse 300 markan hintaan plus kulut, mikä ei ole paha hinta apuvälineestä, jota käyttämällä voi ehkä välttyä virhevalinnoilta ja siten huomattaviltakin tukimarkkojen menetyksiltä.

KUVATEKSTI:

Exsat-tukioptimointiohjelma laskee tilan EU-tukipotin kansallisine lisineen ja auttaa viljelijää valitsemaan kokonaisuuden kannalta parhaat viljelyskasvivaihtoehdot kotieläinmäärän mukaan. Puhekuplaopasteet neuvovat tietojen tallennuksessa, ja tarkistuslaskelma antaa ehdotuksia tukirajojen tuntumassa liikuttaessa mahdollistaakseen eri vaihtoehtojen helpon vertailun.

Tietotila Oy:n pääsivulle