Sähköpostin säädöt kohdalleen

Kun mikrotietokoneesta on olemassa yhteys ulkomaailmaan modeemin tai lähiverkon välityksellä, eräs hyödyllisimmistä sovelluksista on sähköposti. Niinpä pc-käyttöjärjestelmienkin mukana toimitetaan myös postiohjelma.

Windowsin mukana tulee Outlook Express -niminen ohjelma, josta ilmaisuutensa vuoksi on tullut varsin suosittu. Vaikka se ei kuulu alan huipputuotteisiin juuri minkään ominaisuuden suhteen — ei yhteensopivuuden, helppokäyttöisyyden eikä tietoturvan — useimmat uuden tietokoneen hankkijat ottavat käyttöön Outlook Expressin viitsimättä edes kokeilla kehittyneempiä vaihtoehtoja.

Outlook Express kelpaakin mainiosti tavallisen kotikäyttäjän työkaluksi, kunhan sen perusasetukset vain muistetaan säätää oikein.

Aivan samalla tavoin kuin kaupasta ostetun auran tai äkeen säädöt on laitettava kohdalleen sen käyttöönoton yhteydessä, myös uutta tietokoneohjelmaa asennettaessa pitää sen perusasetukset säätää asiaankuuluvasti. Eihän maatalouskonetehtaan tai ohjelmavalmistajan työntekijä voi tietää, missä maassa ja millaisissa olosuhteissa tuotetta tullaan käyttämään. Siksi laite ja ohjelma toimitetaan kaikkialle samanlaisin ns. tehdasasetuksin. Käyttäjä joutuu itse etsimään ja kokeilemaan parhaat säädöt.

Microsoftin valmistamien ohjelmien tietyt perusasetukset ovat laitteiden pohjoismaista käyttöä ajatellen täysin järjettömät. Esimerkiksi sopii vaikkapa itse Windows-käyttöjärjestelmä, joka asentaa erilaisen DOS-koodisivun eli merkkivalikoiman Suomea ja Ruotsia varten, vaikka näiden maiden kirjaimistot sekä tietokonenäppäimistötkin ovat identtiset.

Lieneeköhän syynä tähän alun perin ollut se, että Suomen entinen maatunnus SF tarkoitti Microsoftin käsikirjoissa Sveitsin ranskankielistä merkistömäärittelyä. Eroa onneksi on meillä käytettävissä merkeissä vain muutamissa kohdin: ruotsalaisella tietokoneella ja 437-koodisivulla kirjoitetun vinoviivatun ison O-kirjaimen tilalla näkyy Suomessa SF-koodisivua 850 käytettäessä japanin jenin symboli, ja päinvastoin.

Sähköpostin eri merkkijärjestelmissä erot ovat suurempia. Oppilaitoksissa ja Macintosheissa yhä yleisellä Pine-ohjelmalla useimmat käyttäjät eivät vieläkään osaa kirjoittaa Ä- ja Ö- kirjaimia lainkaan, vaan lukevat ja lähettävät viestinsä ilman Ä-pisteitä vielä 2000-luvullakin. Surkeaa.

Outlook-sähköpostissa ääkkösongelmaa on pyritty ratkaisemaan valitsemalla tekstin siirron ns. oletusarvoksi HTML eli "internet-tallennusmuoto". Tämä toimii kuitenkin tarkoitetulla tavalla vain, jos sekä lähettäjällä että vastaanottajalla on käytössään sama sovellus. Muun merkkisten postiohjelmien käyttäjät näkevät ääkkösten asemesta ruudullaan käsittämätöntä koodimössöä, mikä ei anna myönteistä mielikuvaa viestin lähettäjän osaamisesta.

Outlook Express on kuitenkin kotikäyttäjälle täysin käyttökelpoinen ohjelma, kunhan sen asetukset muistetaan laittaa kohdalleen. Muussa tapauksessa et koskaan voi olla varma, näkevätkö muiden postiohjelmien käyttäjät viestisi sellaisina kuin itse luulit ne lähettäneesi. (Todennäköisesti eivät.)

Tällä palstalla olen joulukuussa 1997 selostanut, miltä väärin valitut merkkijärjestelmät saattavat näyttää vastaanottajan erimerkkisessä postiohjelmassa.

Itse et saa ehkä koskaan edes tietää aiheuttavasi muille sähköpostin käyttäjille harmia ja harmaita hiuksia, elleivät postikumppanisi tule huomauttaneeksi asiasta.

Uusimman Outlook Expressin saat koneeseesi vaikkapa päivittämällä Microsoftin palvelimelta (www.microsoft.com) viimeisimmän Explorer-selainversion. Käyttöönotto ja "sähköpostitilin avaaminen" on ohjelmassa opastettu tyydyttävästi, mutta ohjelman perusasetusten kohdalleen saattamisen Microsoft on unohtanut neuvoa.

Korjaa siis ennen Outlook Expressin käyttöönottoa ainakin seuraavat asetukset oikeiksi:

1. Valitse Työkalut Asetukset -kohdasta välilehti Lähettäminen.

2. Valitse Sähköpostin lähetysmuodoksi Vain teksti" ja napsauta painiketta "Tekstin asetukset".

3. Valitse viestin muodoksi "MIME", koodaukseksi Ei mitään" ja rastita kohta "Salli 8-bittiset merkit otsikoissa".

4. Kohdassa "Rivitä lähetettävä teksti automaattisesti xx merkin jälkeen" 132:n tilalle enintään 70 tai 75. Rivitysasetusmuutos on tarpeellinen siksi, että muussa tapauksessa Outlook Express siirtää kappaleet 132 merkin mittaisina riveinä, mikä menee useimmilla postiohjelmilla "ruudun oikeasta reunasta yli" tai aiheuttaa joka toisen rivin katkaisemisen muita lyhemmiksi.

Välttääksesi liitetiedostojen, kuten Word-asiakirjojen mukana mahdollisesti leviävät makrovirukset ja troijan hevoset muuta ohjelmasi asetukset siten, että liitetiedostojen käsittelyn päävaihtoehtona on avaamisen asemesta kiintolevylle tallennus virustarkistusta varten.

Älä käytä Microsoftin vCard-"käyntikortti"-toimintoa, koska näitä liitteitä ymmärtävät ainoastaan Outlook-ohjelmat. Muiden postiohjelmien käyttäjille niistä ei ole hyötyä.

Outlook Express -ohjelmasta löytyy vähän väliä uusia tietoturva- aukkoja. Päivitä siksi ohjelmasi viimeisimpään omakieliseen versioon Microsoftin ylläpitosivuilta siitä huolimatta, että joudut uuden version asentamisen jälkeen todennäköisesti tekemään edellä kuvatut säätötoimet uudestaan.

KUVATEKSTI:

Työkalut: Asetukset: Lähettäminen -välilehden suositeltavat asetukset Outlook Express 5 -versiossa. ©