© Olavi Kanervisto & Tietotila Oy 2002

Kirjanpito-ohjelma estää eurovirheet

"Euron käyttöönotto on sujunut odotettua helpommin", kertoi helmikuun lopulla julkistettu "tutkimus". Uutisessa ei kuitenkaan kerrottu, missä ja kuka oli odottanut vaikeuksia ilmenevän, ja millaisista vaikeuksista mahdollisesti olisi ollut kyse.

Kun euron ja markan vaihtosuhde on ollut kiinteä jo kolmen vuoden ajan, odottamattomia vaikeuksia tai päivitystarpeita ei ainakaan kirjanpito- tai atk-alalla pitänytkään ilmetä.

Oliko tilanne yksinkertaisesti vain vaikea niille tietotekniikkapalveluja myyville yrityksille, jotka eivät olleet onnistuneet vakuuttamaan asiakkaitaan siitä, että näiden olisi euron käyttöönoton yhteydessä syytä sitoutua hintaviin laite- tai ohjelmistopäivityksiin?

Useimmat lienevät laatineet viime vuoden kirjanpitonsa ja veroilmoituksensakin vielä markkamääräisenä. Hölmöiltä suuruusluokkavirheiltä välttyminen vanhalla, tutulla valuutalla toimittaessa kun on ollut helpompaa.

Kirjanpito-ohjelmien valmistajat ovat jo aikapäiviä päivittäneet tuotteensa eurokuntoon, kuka enemmän, kuka vähemmän lisähintaa veloittaen. Omaan ohjelmaani sain muistaakseni euro-päivityksen jo vuonna 1998 internetistä ilmaiseksi imuroimalla — olihan euron käyttö kirjanpitovaluuttana ollut sallittua jo vuoden 1999 alusta.

Päivityksen jälkeen ohjelmani osasi tulostaa tilinpäätöksen sekä taseen missä tahansa valuutassa. Kirjauksia tehtäessä jo viime joulukuussa oli hyötyä ominaisuudesta, jonka avulla euroina kirjattavan summan sai muunnetuksi tilivaluutaksi kirjauskenttään pikanäppäimellä avautuvan muunnoslaskimen avulla. Uusien ominaisuuksien kokeilua lukuun ottamatta en kuitenkaan ottanut kaikkia euro-laajennuksia käyttöön ennen kuin vasta tämän vuoden puolella.

Tulostettuani tilinpäätökset ja taseet ja laadittuani veroilmoitukset markkamääräisinä lisäsin yrityskohtaisiin asetuksiin valinnan "Käytä valuuttamuunnosta". Tulostaessani sen jälkeen uuden kopion tilinpäätöksestä ja saldoluettelosta ohjelma osasi ehdottaa: "Valitse, missä valuutassa kirjanpito tulostetaan".

Valittuani muunnoksen markoista euroiksi sain aikaan uudet, virheettömät tilinpäätöstulosteet. Luvut näyttivät aluksi naurettavan pieniltä, mutta kai niihin tottuu. Totesin, että myös vertailut edelliseen (2000) tilikauteen toimivat virheettömästi, ja seuraavan tilivuoden 2002 avaus uusin arvoin sujui niin ikään vaivatta ja ilman virheitä.

Voisiko mikään enää olla tämän helpompaa?

Tietotekniikan kannalta yhteisvaluuttaan siirtymisessä on ollut havaitsevinaan samankaltaisia piirteitä kuin tasan kaksi vuotta sitten, uudelle tuhatluvulle siirryttäessä. Ennen tuota ajankohtaa joukko erilaisia konsultteja sekä laite- ja ohjelmistokauppiaita yritti rahastaa tietämättömiä asiakkaita väittämällä, että heidän vanhat mikronsa eivät ilman kalliita päivityksiä selviytyisi vuosiluvun vaihtumisesta, vaan menisivät täysin sekaisin.

Kuten euron käyttöönottohetki, myös tämä ajankohta tiedettiin hyvissä ajoin etukäteen. Jokainen tietokoneen käyttäjä oli pystynyt omatoimisestikin varmistumaan laitteensa ja ohjelmistojensa ominaisuuksista. Eihän ollut tarvinnut osata muuta kuin siirtää tietokoneen kello ja päivyri 1900-luvun viimeiselle päivälle ja tunnille ja tarkkailla sen jälkeen, toimiiko kaikki yhä normaalisti.

Myös euron ja markan vaihtoarvo oli jo Suomen liittyessä valuuttaunioniin määritelty kiinteäksi niin, että minkään muunnosohjelman kerran oikeaksi asetettua suhdelukua ei enää tarvitsisi muuksi muuttaa.

Vähintään kahdella desimaalilla lukuja käsittelemään pystynyttä kirjanpito-ohjelmaakaan ei itse asiassa olisi tarvinnut päivittää tai muuttaa mitenkään. Riitti, kun vuoden 2001 tilinpäätöksestä seuraavalle vuodelle siirtyvät saldot sekä poistamattomien rakennusten, koneiden jne. arvot muutettiin euromääräisiksi jakamalla summat 5,94573:lla.

Kuten 2000-luvulle siirtymisen, myös yhteisvaluuttaan siirtymisen teki erityisen helpoksi tieto siitä, että entiseen ei tarvitse pystyä palaamaan. Mitään "vuoden 2002 ongelmaa" ei siis käytännössä ollut olemassakaan.

Kirjanpito on itse asiassa yksi niistä alueista, joissa atk:sta on kaikkein eniten hyötyä. Vaikka käyttäjä ei olisi aivan täydellisesti sisäistänyt edes kaksinkertaisen kirjanpidon perusolemusta, tietokoneella ja hyvällä ohjelmalla hommasta voi vasta-alkajakin silti selviytyä virheittä.

Jokainen käsikirjanpitoa pitänyt tietää, että huolellisimmallekin syntyy virheitä, jotka ilmenevät vasta loppulaskelmia tehtäessä. Virheiden paikantaminen saattaa viedä uskomattoman paljon aikaa. Virhehän voi olla väärin näppäilty luku, väärä vastakirjaus tai vastakirjauksen puuttuminen kokonaan, väärä tili, vastakirjaukset väärin päin tileillä tai yksinkertaisesti yhteenlaskuvirhe, joka on sarakevihossa siirtynyt sivulta sivulle.

Hyvä kirjanpito-ohjelma ei hyväksy kirjausta, ennen kuin myös vastakirjaus on suoritettu ja "puolet ovat tasan". Muodollisesti oikean, mutta kenties väärille tileille viedyn tapahtuman korjaaminen jäljestä päin edellyttää "lukitun" viennin avaamista korjauksen tekemiseksi. Kunnon ohjelma huomauttaa tässä yhteydessä, mikäli korjauksen tekeminen aiheuttaa muutoksia vaikkapa jo päätettyihin kuukausittaisiin alv-laskelmiin.

Käyttämäni ohjelma osaa ehdottaa korjausta myös, kun olen kesken tilikauden perustanut uusia tilejä, mutta unohtanut lisätä ne laskentamalliin. Ja elleivät tilit ole tilinpäätöstulosteissa tasan, ohjelma näyttää automaattisesti virheen suuruuden myös puolitettuna ja kaksinkertaisena, mikä auttaa löytämään väärin tehdyn kirjauksen hyvinkin nopeasti.

Hyvä kirjanpito-ohjelma helpottaa taloudenpitoa koko tilikauden ajan mahdollistamalla saldolistaukset ja välitilinpäätökset milloin vain tarvittaessa miltei ilman lisätyötä. Myös talousarvion tekemisessä atk on erinomainen apu. Miten ennen oikein pärjättiinkään ilman tietokoneita?

Tietotila Oy:n pääsivulle