© Olavi Kanervisto & Tietotila Oy 2003

Vanhassa vara parempi

Tietokoneiden kanssa puuhastellessa joutuu joskus päivittämään omiakin taitojaan. Saatuani pyynnön tulla perustamaan pienyrittäjän kirjanpitoa hänen upo uudella Microsoft Office XP -ohjelmistollaan otin tietenkin haasteen vastaan. Access-valikoista kun näytti löytyvän jopa kirjanpidon mallitietokanta.

Itse olen viime seitsemän vuoden ajan laatinut niin maatalouden veromuistiinpanot kuin erilaiset yritysten ja yhdistysten kirjanpidotkin helppokäyttöisellä, luotettavalla ja nopealla kotimaisella taloushallinnon perusohjelmistolla, joka ei käytä edes Windowsia, vaan toimii tarvittaessa jopa Linuxin DOS-emulaattorissa.

Aloittaessani uuden kirjanpidon puhtaalta pöydältä ajattelin, että on jo korkea aika opetella myös Office-toimisto-ohjelmien käyttö tarkoitukseen. Ovathan tietokoneiden prosessoritehot moninkertaistuneet vuosikymmenessä niin, että Windows-ohjelmienkaan ei pitäisi enää kärsiä itse käyttöjärjestelmän aiheuttamista hitausongelmista.

Microsoft Office XP:n täysversioon sisältyvä Access-relaatiotietokantaohjelma sisältää useita "valmiita" tietokantamalleja, joista yksi on "Kirjanpito"-niminen. Siis XP käyntiin ja sitä kokeilemaan.

Valitsin Uusi mallista, Yleiset mallit ja Tietokannat, josta löytyi myös se kirjanpito. Klikkasin Luo-painiketta.

"Ohjattu tietokannan luominen" -ikkunassa pystyi valitsemaan ainoastaan Seuraava, minkä jälkeen Access tiedusteli: "Mitä tyyliä haluat käyttää näytössä?". Vaihtoehtoina oli mm. "vakio", "kansainvälinen" ja "riisipaperi". Kyse oli siis ilmeisesti vain kirjauslomakkeiden ulkonäöstä ruudulla.

Seuraavassa ikkunassa piti valita raporteissa käytettävät fontit ja ulkoasutyylit valmiista vaihtoehdoista ja kysyttiin, halutaanko tulosteisiin mukaan kuva.

"Viennin tiedot" -taulussa oli jo ennalta rastivalinnoin määritelty seitsemän kenttää, kuten päiväys, viennin numero sekä sanallinen vientiselite. Koska en tässä vaiheessa keksinyt syytä vientilomakkeen täydentämiseen, klikkasin "Valmis"-painiketta.

Access-kirjanpito koostuu kolmesta taulukosta. Rasti ruudussa "Haluan avata tietokannan" ja Valmis-painike näytti käynnistävän myös "tililajit"- ja "tilit"-taulukoiden luonnin. Valitettavasti molemmat taulukot olivat otsikoita lukuun ottamatta tyhjiä, mitään edes etäisesti tilikarttaa muistuttavaa ei malleista löytynyt.

Yritysmuotoa ja käytettävää tilijärjestelmää ei ollut missään vaiheessa edes kysytty. Siksi klikkasin Lisää ja tarkastele: Tilit -valintaa. Yhtään tilinumeroa tai -nimeä ei löytynytkään valmiina! Access-"kirjanpito" ei siis sisältänyt edes tililuetteloa.

Onneksi perustililuettelon pystyy nykyisin imuroimaan ilmaiseksi internetistä, vaikkapa osoitteesta www.lasmak.com.

Toinen mahdollisuus olisi ollut tallentaa entisen, tutun kirjanpito-ohjelman kyseistä yritysmuotoa vastaava tilikarttamalli dbs- tai saraketiedostoksi ja muuntaa tilien nimien ääkköset dos-muodosta windows-muotoon vaikkapa VDE- tai Note Tab Pro -ohjelmalla.

Imuroin siis Lasmak.com:in sivuilta Ytj.xls-yleistilikartan excel-työkirjana. Käynnistin jälleen Accessin, valitsin "Ohjattu laskentataulukon tuominen" ja yritin muuntaa yleistilikartan tilinumerot sekä -selitteet Accessin tilit-taulukossa käyttämiin kenttiin.

Vaikka Access periaatteessa osaa käyttää sujuvasti myös Microsoft Excel -muotoisia taulukkoja, menettely osoittautui käytännössä toivottoman monimutkaiseksi. Uusi tilikartta ei kuitenkaan toiminut yhdessä kirjausvalikon kanssa, eikä tilinumeroita ja -lajeja ilmestynyt valittaviksi kirjauslomakkeen ikkunaan.

Vasta rakennettuani kaikki kolme taulukkoa yhteen linkittämällä kirjanpidon perusrakenteet alusta alkaen uudestaan huomasin, että raporttilomakekaan ei kauniista ulkonäöstään huolimatta osannut edes laskea. Pian totesin jo pelkästään arvonlisäveron laskentasääntöjen lisäämisen Accessin makroina tai Visual Basic -ohjelmoiden toivottoman hankalaksi. Tilinpäätösten ja veroilmoituslaskelmien raporttimallien luonti olisi ilmeisesti vienyt ensikertalaiselta jopa useita päiviä ja edellyttänyt huolellista testaamista valmiilla aineistoilla sen varmistamiseksi, että esimerkiksi kuukausittaiset arvonlisäverolaskelmat varmasti toimisivat oikein.

Toinen tapa:

Menin itselleni tutuimman toimisto-ohjelmapaketin valmistajan verkkosivuille ja imuroin ohjelmiston demo-version, jolla kirjanpidonkin saisi nopeasti alulle ja jopa pari kymmentä ensimmäistä tositettakin tallennetuksi. Purin pakatun asennustiedoston ja kopioin sen korpulle.

Siirsin korpun koneeseen, johon kirjanpito-ohjelma piti asentaa, ja siirryin komentorivi-ikkunaan. Kirjoitin komennon A:ASENNA ja annoin asennusohjelman hoitaa hommansa. Kaksi minuuttia myöhemmin ohjelma ilmoitti tulleensa asennetuksi ja avasi päävalikkonsa.

Siirsin kohdistimen kirjanpito-ohjelman valintaruutuun ja painoin Enter. Tiliesimerkkivalikosta valitsin kyseisen kirjanpitovelvollisen yritysmuotoa vastaavan mallin, minkä jälkeen kirjanpitosovellus avasi välittömästi kirjauslomakkeen.

Valitsin Uusi kirjanpito ja vastasin myöntävästi kysymykseen "käytetäänkö mallia pohjana".

Sitten valitsin Perusta uusi kirjanpito ja Muuta kirjanpidon nimi, annoin nimeksi 2003 ja valitsin Omat perustiedot. Tilikausi, valuutta jne. olivat valmiiksi oikein, joten muuta ei tarvinnut lisätä kuin kirjanpitovelvollisen nimi tulosteita varten ja käyttäjän pankin nimi yleisimmän vastintilin selitteeksi.

Nyt pääsinkin jo syöttämään tilinavauksen ja kirjaamaan muutamia tositteita. Tallensin  myös pari kirjauspohjaa malleiksi, laitoin tilinpäätöstulosteita varten kirjoittimen arkki- ja reunusasetukset oikeiksi ja testasin printterin toiminnan tulostamalla käyttäjälle listan ohjelman pikanäppäintoiminnoista. Siinä kaikki, eikä aikaa ollut kulunut täyttä tuntiakaan.

Neuvoin vielä käyttäjää, että kun tämä demo-versio noin 30:n tositteen tallentamisen jälkeen kieltäytyy kirjaamasta niitä lisää, tilaa sitten oikea ohjelma sähköpostitse tai imuroi se netistä. Siihen mennessä tallennetut tositteet säilyvät kirjanpidon "2003"- nimisessä tietokannassa, joten työtä voi jatkaa välittömästi maksettuaan ohjelman hinnan, alle 150 rahaa. Unohda Accessin käyttömahdollisuus kirjanpito-ohjelmana ja niele tappiosi.

Tietotila Oy:n pääsivulle