© Olavi Kanervisto & Tietotila Oy 2003

Kunnon ohjeet OpenOfficeen

Odotettu OpenOffice -toimisto-ohjelmapaketti saatiin suomenkielisenä jakeluun viime vuoden lopulla. Vaikka itse avoimeen lähdekoodiin perustuva ohjelma on ilmainen, se on kuitenkin hieman liian iso imuroitavaksi modeemilla. Siksi tämä oivallinen perusohjelmisto on sisällytetty mm. tämän lehden liitteenä toimitettavalle vuosikerta-CD:lle.

OpenOffice, tai itse asiassa sen puuttuminen lienee aina viime vuoteen saakka ollut ratkaiseva hidaste Linux-käyttöjärjestelmän yleistymiselle kotikäytössä. Nyt, kun sama ohjelma toimii täsmälleen samalla tavoin ja saman näköisenä kummassakin systeemissä, ei ainakaan tiedostojen siirrettävyys ole enää ongelma.

Oppilaitoksissa onkin jo alettu säästää veronmaksajien rahoja vaihtamalla kalliit Microsoft Officet tähän ilmaiseen ja standardien mukaiseen toimistojärjestelmään. Ohjelman käyttöön ottaneet toteavat kuitenkin pian, että vaikka sen kaikki valikot, ilmoitukset ja valintaikkunat onkin suomennettu kiitettävästi, ohjevalikoista löytyvä sähköinen käsikirja hakutoimintoineen on toistaiseksi englanninkielinen.

Kilpaileviin toimisto-ohjelmapaketteihin tottuneille tästä ei liene suurta haittaa, koska kaikkien osaohjelmien perustoiminnot ja ulkonäkökin näyttää kopioidun markkinajohtajasta niin tarkoin kuin on kehdattu. Siten Corel Officeen tai Microsoft Officeen tottuneet voivat yleensä alkaa käyttää ohjelmia suoraan. Ohjelmisto on ulkonäöltään ja ominaisuuksiltaan täsmälleen samanlainen kuin Sunin maksullinen StarOffice.

Outi Lammin ja Pekka Malmiraen helmikuussa ilmestynyt ensimmäinen OpenOffice-käsikirja paikkaa erinomaisesti ohjeiden puuttumisen. Kirja on sopivan kokoinen (A5), ja se käsittelee kaikkien osaohjelmien perustoiminnot ensikertalaiselle helppotajuisesti ja vaativammat toiminnot tottuneelle käyttäjälle sopivan tiiviisti selostaen.

Toimistosovellusten ylivoimaisesti eniten käytetty ja siten useimmille tutuin osa on yhä tekstinkäsittely. OpenOfficen Writer-ohjelman kyvyt riittävät niin väitöskirjan kuin verkkolehdenkin julkaisemiseen.

Tekstinkäsittelyn, kuten muidenkin OpenOffice-asiakirjojen oletustiedostomuoto perustuu uuteen XML-standardiin. Mihin tahansa dokumenttiin voidaan sijoittaa ns. hyperlinkkejä valmiiden verkkosivujen tuottamiseksi, jolloin yhteensopivuus on täydellinen myös esimerkiksi Macintosh Netscapen ja Linux/KDE:n Konqueror-selaimen kanssa, kertoo opas.

Muidenkin kuin Microsoft Wordin käyttäjien on helppo vaihtaa Writeriin, koska yleisimmin tarvittavien toimintojen kuten rivin poiston, sana kerrallaan selailun yms. pikanäppäinkomenot ovat jo ennen dos:in ja pc-laitteiden aikakautta syntyneiden ja vakiintuneiden WordStar- ja VDE-ohjelmien käytännön mukaiset.

Ammattimaisessa tekstinkäsittelyssä on tärkeää, että tavallisimmat muotoilukomennot, kuten lihavointi, alleviivaus sekä ylä- ja alaindeksit, löytyvät myös standardi-näppäinkomennoin ilman turhauttavaa hiirellä häsläämistä; näin toimii myös OpenOffice, ja kirja neuvoo tehokkaat työskentelytavat.

Perusasiakirja-toiminto dokumentin jakamiseksi useaksi erikseen muokattavaksi tiedostoksi sekä sisällysluetteloiden automaattinen luonti on selostettu kunnolla. Microsoft Wordiin tottuneilla menettelyn toki pitäisikin olla hallinnassa.

Automaattitoiminnot, kuten sanojen arvaaminen ja "korjaaminen" sekä kappalemuotoilut ja niistä eroon pääseminen selostetaan kirjassa monen sivun pituudelta. OpenOfficen perusasetukset ovatkin valmiiksi järkevämmät kuin esim. MS Officessa: vain "korjaa KAksi ISoa KIrjainta sanojen alussa", "korjaa pisteen jälkeen iso alkukirjain" sekä välilyönneillä ympäröidyn tavuviivan muuttaminen ajatusviivaksi ovat oletuksena käytössä, muut automaattihölmöilyt käyttäjän pitää lisätä itse.

Taulukoinnin oletusasetuksena on MS Excelistä tuttu "työkirja"-muoto, joka sisältää useampia toisiinsa kytkettyjä 256 sarakkeen ja 32.000 rivin laskentataulukoita tyyli-ikkunoineen. Monia automaattitoimintoja, kuten numerosarjojen ja aikajanojen automaattiset jatkamiset sekä oikeinkirjoituksen tarkistus (Pro-versiossa) on käytettävissä.

Taulukkolaskimeen voidaan OpenOfficen omien tallennusmuotojen lisäksi avata myös dBASE-tietokannat ja Excel 4, 5, 95, 97, 2000 ja XP-muotoiset työkirjat laskentakaavoineen. Myös antiikkiset DIF- ja SYLK-tiedostot sekä CSV-muotoiset tekstitiedostot saadaan helpohkosti käyttöön.

Kirja opastaa myös taulukoiden havainnollistamisen käyriksi, pylväiköiksi ja piirakoiksi tulostamalla. Calc-ohjelma kelpaakin pienyrityksen sovelluskehittimeksi yhtä hyvin kuin muutkin taulukkolaskimet tai oikeastaan paremminkin, koska virusmakroilla ei Calc-työkirjoja onneksi pysty saastuttamaan.

Draw-piirto-ohjelmalla saadaan aikaan vektorigrafiikkaa. Se voidaan tallentaa myös XML-standardia noudattelevassa SDF -formaatissa (Standard Vector Graphic), joka toimii jopa pelkällä internet-selaimella.

Impress-esitysgrafiikalla saadaan aikaan powerpoint-tyyppiset "kalvoesitykset" animaatioineen. Mikäli kieliasun tarkistus on käytössä, ohjelma ehdottaa virheiden korjaamista myös kuvateksteissä.

Vasta kunnon käsikirjan avulla toimisto-ohjelmistoon tutustuva voi oppia, miten tehokas ja monipuolinen sovelluskehitin hänellä on käytössään. OpenOffice Toolkit täyttää tämän tehtävän erinomaisesti, ja se sopii sekä kurssikirjaksi että omatoimiseen opiskeluun. Hakemisto-osa tosin saisi olla nykyistä runsaampi, jota halutut erityisominaisuudet löytyisivät vieläkin vaivattomammin.

250-sivuiseen kirjaan liittyy romppu, joka sisältää OpenOffice Basic-version asennustiedostot Windows- ja Linux- käyttöjärjestelmille sekä muutamia esimerkkejä ja harjoitustehtäviä. Ellei omista OpenOffice-ohjelmaa jo ennestään, senkin saa siten edullisesti hankkimalla tämän perusteoksen, joka maksaa 35 euroa. Kustantaja on Docendo Finland Oy.

Tietotila Oy:n pääsivulle