© Olavi Kanervisto & Tietotila Oy 2001

Microsoft Officen viimeinen versio?

Maailman suosituimman toimisto-ohjelmiston Microsoft Officen uusin XP-versio tuli myyntiin kesäkuun alussa ja suomenkielisenä vain pari viikkoa tämän jälkeen. Tuotteessa on lopultakin korjattu käyttäjiä eniten ärsyttäneitä sekä tietoturvaongelmia aiheuttaneet piirteitä.

Microsoft Office XP:n käyttöoppaan sivulta 6, kohdasta Luotettavuus ja toimintavarmuus, löytyy seuraava lause:

"Tietokoneohjelmilla on taipumus silloin tällöin kaatua."

Näinhän asia ei tietenkään ole. Kaatuilutaipumus liittyy vain ohjelmiin, joissa on virheitä tai joita käytetään epäluotettavassa käyttöjärjestelmässä.

Myös Microsoftin uusin toimistosovelluspaketti Office XP tuottaa toisinaan outoja virheilmoituksia ja Windows 98:lla käytettäessä kaatuileekin, mutta ei läheskään yhtä usein eikä yhtä vakavin seurauksin kuin edelliset versiot: ohjelman kaatuessakin käyttäjän keskeneräiset työt useimmiten onnistutaan tallentamaan virheettömästi levylle.

Ylivoimainen markkinaykkönen

Microsoft on toistaiseksi välttynyt rangaistukselta Yhdysvalloissa määräävän markkina-aseman väärinkäyttöä koskeneessa oikeusjutussa. Poliittisen vallan vaihduttua ylempi oikeusaste totesi, että vaikka lakia oli rikottu, tuomiota ei pantaisi toimeen, koska tuomari oli ollut puolueellinen.

Liittovaltion kanteen pääperustelu: Explorer-selaimen liittäminen osaksi Windows-käyttöjärjestelmää siten, että sen vaihtaminen toisenmerkkiseen edellyttää keskitason käyttäjän taidot ylittävää osaamista, oli huonosti valittu. Suurin osa tietokoneen käyttäjistä on ottanut ilolla vastaan ilmaisen selaimen, joka ei kaipaa erityistä asennusta. Microsoftin oli helppo osoittaa, että kilpailevilla selainohjelmistoilla, kuten Netscapella ja Operalla on silti yhä miljoonia käyttäjiä.

Keinoissa, joita Microsoft käytti saavuttaakseen määräävän markkina-aseman myös toimisto-ohjelmistoissa, saattaisi olla enemmän selviteltävää. Jo muinoisen Lotus 1—2—3 -taulukointiohjelman käyttäjät kohtasivat outoja ongelmia aina DOS-käyttöjärjestelmäversion vaihtuessa, ja WordPerfectin 6.1 -version käyttäjät muistavat Windows 95:n markkinoille tulon siitä, että heidän ohjelmaansa ei voinut enää lainkaan asentaa.

Samaan aikaan Microsoft lahjoitteli uutta Word 6.0 -kirjoitusohjelmaansa uusien tietokoneiden ostajille ja jopa joidenkin kirjoittimien kylkiäisenä. Word-ohjelmassa kenties parasta oli se, että se osasi kiitettävästi muuntaa kaikkien eri WordPerfect-versioiden tekstitiedostot selväkielisiksi.

Toki niin Word-kirjoitusohjelmaa kuin Excel-taulukkolaskintakin yritettiin samaan aikaan myös kehittää muita kyvykkäämmiksi tuotteiksi. Mikä Microsoftilta ei omin avuin onnistunut, se hankittiin kilpailijoilta tai kilpailijoita ostamalla.

Kun Windows 95:n mukana alun perin markkinoitu Microsoft Network -verkko-ohjelmisto ei menestynyt, yritykselle tuli kiire ostaa markkinoiden toiseksi paras Mosaic-selain. Se tunnetaan nykyisin nimellä Microsoft Explorer.

Kun Microsoftin Access-tietokanta ei pärjännyt nopeusvertailuissa, yritys osti näissä menestyneen FoxPro -tuotteen. Se sisälsi paremman ohjelmointikielen, ja Accesskin muuttui nopeammaksi. Tärkeimmät toimistosovellukset niputettiin Microsoft Office -nimiseksi paketiksi, joka saavutti muutamassa vuodessa yli 90% markkinaosuuden.

Laitteistovaatimukset

Ohjelmistoilla on taipumus jatkuvasti kasvaa sekä ohjelmakoodin koon, monimutkaisuuden että tehon tarpeen osalta. Siten uusimpia ohjelmistoja ei saa toimimaan kovin vanhoissa tietokoneissa.

Office XP poikkeaa kaavasta: se ei vaadi tietokoneelta olennaisesti enempää resursseja kuin edellinen Office 2000 -versio. Käyttöjärjestelmäksi kelpaavat Windows 2000:n ja Windows XP:n lisäksi Windows 98, Windows ME sekä Windows NT 4, kun Service Pack 6a ja kaikki sitä edeltäneet korjaussarjat on asennettu. Näytön tarkkuudeksi riittää 800 x 600 pistettä 256 värillä.

Office XP ei toimi Windows 95:llä. Windows 98:lla se vaatii vähintään 133 megahertsin suorittimen ja vähintään 24 megatavua RAM-muistia. Jos järjestelmänä on Windows ME tai NT, työmuistia pitää olla 32 megatavua, ja Windows 2000 -käyttöjärjestelmässä tarvitaan 64 Mt.

Asennusvaiheessa kiintolevytilaa pitää olla vapaana 245 Mt. Päivitettäessä edellistä Office-versiota perusasennus tarvitsee 135 Mt tilaa. Valitsemalla vaihtoehto "poista kaikki aiemmat versiot" lisätilaa tarvitaan "vain" 16—39 megatavua.

"Normaali asennus" -valinnalla ohjelma ymmärtää olla kopioimatta kaikkia turhia Word-, Excel- ja Access-mallitiedostoja kiintolevylle, mutta osaa pyytää asennus-CD:tä levyasemaan niitä tarvittaessa.

Toimivia yrityssovelluksia

Access 2002 käyttää samaa tiedostomuotoa kuin 2000-versio ja on siis yhteensopiva. Mukana on kymmenen mallitietokantaa, joiden avulla vaikkapa kirjanpidon aloitus sujuu vaivattomasti ja yhtä vähällä osaamisella kuin muillakin valmisohjelmilla. Lomakkeiden ja käyttöliittymien ulkoasu on entistä tyylikkäämpi.

Tuontitoiminnot on toteutettu esimerkillisesti. Kokeilin tietokannan luomista lukemalla ohjelmaan kolmen megatavun tekstitiedoston, joka sisälsi tiedot 7000:sta Tekniikan Maailmassa 10 vuoden aikana julkaistusta artikkelista. Ohjelma laati aineistosta 15-megaisen Access-tietokannan yhtä helposti kuin Excel luo samasta aineistosta 4-megaisen työkirjan lomakenäyttöineen.

Excel 2002 käyttää samaa tallennusmuotoa kuin edelliset versiot. Avasin Office XP:ssä monimutkaisimman löytämäni Excel-työkirjan, ja grafiikka sekä kaikki makrotkin toimivat oikein.

Haluttaessa siirtää tietoa vanhemmilla Excel 5- tai 4-versiolla käsiteltäväksi tallennusmuoto pitää vaihtaa.

Lisähienoutena uusi Excel avaa automaattisesti ruudulle "kelluvan" euro-valuuttamuunnosikkunan.

Word 2002 käyttää niin ikään samaa "doc"-formaattia kuin Word 7- ja 8-versiot, makroineen kaikkineen. Onneksi makrojen automaattinen suoritus ilman käyttäjän lupaa on ohjelman oletusasetuksissa nyt estetty. Tietenkin jo ensimmäinen virusmakro pystyy käynnistyessään muuttamaan tämän(kin) asetuksen.

Useimmat käyttäjät tuntevat Word-makrot ainoastaan virusten kantajina. Siksi on hyvä, että niiden automaattista käynnistymistä on edes hieman vaikeutettu.

Outlook-sähköpostiohjelma asentui kiitettävästi kotikoneen Outlook Expressin tilalle siten, että kaikki käyttäjän omat kansiot, osoitekirjat jne. olivat käytettävissä. Ohjelma osaa käyttää modeemia älykkäämmin kuin Express-sähköposti.

Vihdoinkin kelvollinen kielentarkistus

Toimistopaketteihin sisältyviä kirjoitusohjelmia on laajennettu sisältämään runsaasti myös varsinaisten taitto- eli julkaisuohjelmien sekä www-sivustojen laadintaohjelmien piirteitä. Oikeinkirjoituksen ja tyylin tarkistuksessa ne eivät ole vielä pärjänneet parhaille erillisohjelmille.

Yritystä on ollut Wordillakin. Jo 6.0c-versioon sisältyi Suomessa teetetty, mm. pitkien yhdyssanojen tunnistamista korjaava lisämoduuli, mutta valitettavasti Office 4.2:n asennusohjelma unohti kopioida sen kiintolevylle.

Wordin 7-versiossa oikoluvun oletusasetuksena oli punaisen aaltoviivan lisääminen automaattisesti jokaisen sellaisen sanan alle, jota ohjelma oletti virheelliseksi. Kun korjausehdotuksetkaan eivät vahvistaneet vaikutelmaa kielentarkistuksen toimivuudesta, useimmat Wordin tehokäyttäjät kytkivät tuon enemmän häiriötä kuin hyötyä tuottavan korjausluvun kokonaan pois käytöstä.

Nyt on toisin. Word 2002:n "oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistin" on paras tähän mennessä kokeilemistani, vaikka se sallii enemmän hieman kyseenalaisia sanoja ja ilmaisuja kuin WinVirkku — tai ehkä juuri siksi. Kun tämä Lingsoftin laatima tarkistusohjelma huomauttaa vaikkapa puuttuvasta predikaatista, kannattaa koko lause lukea ajatuksella alusta alkaen uudestaan. Käyttäjä voi toki itse valita, haluaako ohjelman huomauttelevan esimerkiksi vain välimerkkivirheistä ja väärin kirjoitetuista sanoista.

Korjaaminen on mahdollista sekä tekstissä että kielentarkistuksen ikkunassa, jossa usein näkyy koko virheellinen virke.

Word 2002:n ominaisuuksiin kuuluu kyky käsitellä myös internet- sivuja eli HTML-muotoisia tiedostoja. Kaikki verkosta kopioimani www-sivut avautuivat vaikeuksitta myös Wordilla oikean näköisinä, mutta tallentaminen samaan muotoon kasvattaa tiedoston koon noin puolitoistakertaiseksi. Wordia ei missään tapauksessa kannata käyttää verkkosivujen laadintaan, mikäli mikä tahansa muu tähän työhön pystyvä toimitin on käytettävissä.

Päivityskierre katkeaa?

Nykyisten Windows-sovellusten käytössä yritysmaailmaa rassaa eniten päivitysversioiden ja virheenkorjauspakettien jatkuva tulva. Käyttöjärjestelmän "service pack"-korjauspaketit on asennettava tietyssä järjestyksessä. Ei puhettakaan, että viimeisin niistä osaisi kerralla korjata edellistenkin versioiden virheet.

Ikävintä asiassa on se, että ohjelmiston, käyttöjärjestelmän tai Explorer-selaimen versioiden vaihtuminen aikaansaa muutoksia myös muiden Windows-komponenttien toimintaan. Asiaan vaikuttaa myös se, missä järjestyksessä eri ohjelmien päivitykset tehdään.

Asensin ja poistin Office XP:n useissa eri laitteissa Windows 98, ME ja 2000 -käyttöjärjestelmillä samoille ja eri levyille, joissa oli toiminnassa Officen jokin aikaisempi versio. Useimmiten homma onnistui melko vähin virhein.

Asennettaessa XP eri levyasemaan kuin missä Office 97 oli sijainnut Windows 98:n käynnistysvalikon kuvakkeet lakkasivat toimimasta: asennusohjelma ei muistanut muuttaa niiden polkua. Päivitys tuhosi levyltä myös Office 97:ään sisältyneen Microsoft Photo Editorin varoittamatta asiasta mitenkään ja asentamatta korvaavaa ohjelmaa sen tilalle.

Windows ME puolestaan tilttasi siniseen ruutuun saakka havaittuaan Office 2000:n poistamisen epäonnistuneen ja aiheuttaneen rekisterivirheen. Virhe korjaantui uudelleen käynnistettäessä.

Windows 2000 -järjestelmässä Outlook kysyi, halutaanko Wordia käyttää editorina, ja ilmoitti myöntävän vastauksen saatuaan siitä puuttuvan osia. Herjasta huolimatta Outlook toimi ongelmitta.

Testiasennuksissa lisähankaluuksia aiheutti Microsoftin käyttämä tekniikka, jolla estetään useamman ohjelmakopion asentaminen samalle kiintolevylle. Lisenssiehdoissakin menettely kielletään ehdottomasti, vaikka Microsoftin puhelintuki ei tiennyt tai muistanut koko asiaa.

Lisenssikäytäntö epäilyttää

Lisenssiehdot ovat muuttuneet laiteläheisempään suuntaan. OEM-lisäehdoissa, jotka koskevat uuden koneen levylle mahdollisesti esiasennettua ohjelmistoa, muun muassa kielletään siirtämästä Office XP-ohjelmistoa toiseen mikroon, vaikka sen samalla poistaisi edellisestä laitteesta.

Opiskelijahintaan ostetun ohjelmiston käyttöoikeus on henkilökohtainen.

Office XP:n ehkä merkittävin uudistus liittyykin käyttöoikeuksiin. Microsoft pyrkii parhaillaan muuttamaan jo kertaalleen maksetut Office-lisenssitkin aikasidonnaisiksi siten, että Microsoft voisi kertakorvauksen lisäksi periä vuotuisen käyttömaksun myös niistä OEM-käyttöjärjestelmistä ja ohjelmistoista, jotka toimitettiin uusien laitteiden mukana.

Ohjelma voidaan käynnistää 50 kertaa ennen tuotteen rekisteröintiä. Asennusohjelma joka tapauksessa vaatii hyväksymään ehdot ennen asennuksen jatkamista, edellyttäen että käyttäjä on sitä ennen lukenut ja sisäistänyt 25 kuvaruudullista juristeriaa. Sopimusehtojen paperikopiota ei Office XP:n myyntipakkauksesta löydykään.

Ohjelma voidaan käynnistää 50 kertaa ennen tuotteen rekisteröintiä. Microsoftilta internetin kautta tai puhelimitse saatava 42-numeroinen vahvistustunnus aktivoi ohjelman ainoastaan siinä laitteessa. josta tunnistustiedot on saatu ja laitekellon näyttäessä samaa aikaa. Microsoft ei suostu kertomaan, mitä laitteiston osia emolevyn ja kiintolevyn lisäksi ei voi vaihtaa vahvistustunnuksen muuttumatta kelpaamattomaksi. Lisenssiehtojen mukaan asiaa ei ole lupa kokeillakaan.

Paras ostos

Office XP vaikuttaa siltä, kuin Microsoft olisi viimeinkin alkanut kuunnella myös käyttäjien toiveita. Monet tehokasta työskentelyä haitanneet ja käyttäjiä eniten kiukuttaneet piirteet on nyt korjattu tai siirretty valinnaisiksi ominaisuuksiksi.

Outlook-sähköpostiohjelman oletusarvoiksi on lopultakin valittu virusten ja mato-ohjelmien monistumista ehkäisevät asetukset niiden leviämistä edistävien sijasta.

Vasta kaksi kuukautta markkinoilla olleen Offixe XP:n käyttöopas kertoo sen olevan Microsoftin myydyin ohjelmisto. Ei liene syytä epäillä, etteikö väite ennen pitkää muuttuisi paikkansa pitäväksi. Kilpailevien tuotteiden kehittäminen tälle käytettävyyden tasolle siten, että ostajien edellyttämä tiedostoyhteensopivuus samalla säilyy, ei tule olemaan helppoa eikä halpaa.


KUVATEKSTIT:

1. WORD 2002 -kirjoitusohjelman kieliasun tarkistus toimii tyylikkäästi. Se osaa myyn muassa alleviivata sana- ja syntaksivirheet eri väreillä. Korjausehdotukset ovat asiallisia, kuten tässä: "Tarkista, onko käytetty yhdysmerkkiä ajatusviivan paikalla." F1- ohjenäppäimen painaminen tuo haluttaessa esiin tarkemman kielioppiperustelun asiasta.

2. KUN käytössä on Windows 98, asennusohjelma päivittää muutoksia myös järjestelmätiedostoihin. Tässä kokeilemassamme järjestelmässä (Win4Lin 3.0) Windows ei suostunut enää lainkaan käynnistymään näiden muutosten jälkeen, ja se jouduttiin asentamaan uudelleen, jotta edes vanha Office 97 -versio olisi saatu jälleen toimimaan. Järjestelmätiedostojen päivityksen käyttöoikeussopimuksessa todetaankin, että Microsoftilla ei ole mitään vastuuta ohjelmistostaan tai sen käyttämisen mahdollisesti aiheuttamista vahingoista.

3. WINDOWS 2000:lla Word tilttasi HTML-tekstin käsittelyssä ilmoittaen, että ohjelmaa ei voi sulkea, mutta tallensi silti muutetun tiedoston, jonka koko oli kasvanut 14:sta 24:ään kilotavuun. Wordin käyttämä HTML-koodaus on edelleen kömpelöä ja vie aivan liikaa tilaa.

4. KUN ohjelmaa ei ole vielä rekisteröity, se avaa joka kerran käynnistettäessä aktivoimistoiminto-ikkunan rekisteröidäkseen tuotteen automaattisesti Internetin kautta. Aktivointitoiminto kysyy henkilötietoja, mutta niitä ei ole pakko antaa.

5. JOS käytettävissä ei ole Internet-yhteyttä, Office XP:n rekisteröinnin voi tehdä myös puhelimitse sanelemalla Microsoftille ohjelman laskeman 50-numeroisen asennustunnuksen. Mikäli kyseistä ohjelmaa ei ole aktivoitu aikaisemmin, tuotetuki ilmoittaa 42-numeroisen vahvistustunnuksen.

Tietotila Oy:n pääsivulle